En esta nueva entrada de la serie sobre OmniFocus y GTD® voy a contarte cual es el flujo que sigo para aclarar mis bandejas de entrada.

Lo hago siempre del mismo modo, sea cual sea la bandeja que esté aclarando, por lo que me centraré en poner un par de ejemplos que seguramente serán de los más comunes: la propia bandeja de entrada de OmniFocus, y la bandeja de entrada del correo electrónico.

Como verás, el flujo es prácticamente idéntico en uno u otro caso.

Flujo para aclarar la bandeja de entrada en OmniFocus

Como ves en la imagen superior, hago uso de la función de entrada rápida que OmniFocus ofrece y que se activa mediante un atajo de teclado. En mi caso, el atajo es «control» + «option» + «barra espaciadora» (creo que este atajo es, además, el que viene por defecto).

Si no has utilizado nunca la entrada rápida, o quieres cambiar el atajo, puedes hacerlo desde el pop-up de configuración de OmniFocus, en su pestaña «General».

Una vez «enfrento» la bandeja de entrada dispuesto a ponerme a Aclarar y Organizar su contenido, comienzo por la primera cosa de la lista, de arriba a abajo, y aclaro/organizo/tacho captura, ítem a ítem, hasta finalizar.

En el ejemplo de la foto del encabezado, mi captura es «llaves casa». Hemos decidido darle un juego de llaves de casa propio a mi hijo, no porque realmente lo necesite aún, sino como refuerzo, apoyo y confianza a las nuevas responsabilidades que va adquiriendo con la edad. 

Tengo claro «qué significa para mí», y tengo claro que «requiere acción».

¿Cuál es mi Siguiente Acción (el primer paso físico y visible que puedo dar para avanzar)? Pues el primer paso es coger la tarjeta de seguridad en casa, porque cuando vaya a pedir la copia de la llave me pedirán esta tarjeta y no podré hacerla si no la tengo. ¿Puedo hacer algo más? Pues sí, puedo comprar pilas para un mando de la cerradura electrónica, porque ya tengo mandos sobrantes pero no tienen pilas. ¿Puedo ponerme en @recados ir a solicitar la llave? Pues no tiene mucho sentido, hasta que tenga la tarjeta, ¿no?

Bien, pues hasta aquí los pasos físicos y visibles que puedo dar por ahora. No puedo dar por tachada mi captura con estas dos Siguientes Acciones, así que anotaré mi Proyecto en mi lista.

Si te fijas, una vez redactas tu Siguiente Acción en la ventana de entrada rápida, a golpe de tabulador puedes indicar a qué lista debe ir (y según escribes, OmniFocus te sugerirá alternativas de entre tus listas ajustadas al texto que vas introduciendo). Si tras esto pulsas «Intro», la ventana de entrada rápida se cierra y cada ítem que hayas anotado estará organizado en la lista que le hayas solicitado. Pero si quieres redactar más Siguientes Acciones, o un Proyecto, puedes pulsar «Intro» mientras mantienes pulsada la tecla «control». De este modo, en vez de cerrarse la ventana te llevará a una nueva línea bajo la que has editado, de forma que puedes introducir varios ítems en una misma ventana sin necesidad de estar disparando el pop-up de captura rápida una vez tras otra.

Captura aclarada, así que ya podría tacharla y pasar a la siguiente.

Flujo para aclarar la bandeja de entrada en Gmail

Para el correo electrónico, el flujo es idéntico.

Yo uso Gmail y lo consulto desde su propia web, por lo que con el correo electrónico en cuestión en pantalla, puedo lanzar el pop-up de entrada rápida de OmniFocus y redactar mi/s Siguiente/s Acción/es (y Proyecto si es el caso).

Si considero interesante tener a mano el correo electrónico como material de soporte, simplemente tengo que copiar la dirección de la barra de direcciones del navegador y adjuntarla a las notas. Rápido, simple, sin grandes florituras pero eficaz.

Como has visto a lo largo de anteriores entradas, esta inclusive, el uso que hago de OmniFocus en absoluto aprovecha las excepcionales capacidades técnicas que ofrece la aplicación. Hubo una época pasada en que sí me encantó experimentar con scripts, crear los por entonces llamados Workflows (ahora Atajos en iOS) para enviar contenido en formato Taskpaper a OmniFocus, crear plantillas que ponían a golpe de un tap desde el móvil crear un complejo proyecto con infinidad de material asociado… todo interesante e incluso divertido desde mi «yo» friki y cacharrero, pero un verdadero agujero negro desde el punto de vista de mi «yo» efectivo.

Y precisamente introduzco estos dos puntos de vista por un motivo; mi «yo» friki podría escribir 20 entradas más de esta serie, pero mi «yo» efectivo me dice que las escritas son suficientes. Si lo hiciera, esas entradas tendrían mucho más de OmniFocus que de GTD® y ambos sabemos que es mucho menos interesante 😉

Esta semana retomo la serie sobre OmniFocus y GTD®, y voy a hacerlo con otra perspectiva personalizada que apunta directamente al directorio de checklists de mi sistema.

Cuando decidí cambiar mi gestor de listas, creé un pequeño caos en lo que respecta al contenido en OmniFocus, ya que borré varias listas según las replicaba, y desordené bastante la estructura en lo que se refiere a otras.

En concreto con este apartado de checklists monté un batiburrillo bueno, así que he recreado algunas listas de ejemplo, para poder mostrarlo ajustado en esencia a lo que era antes de estos cambios.

Voy a mostrarte, en primer lugar, como está configurada la perspectiva.

La perspectiva Checklists

Como puedes apreciar en la imagen y si has leído las anteriores entradas de la serie, habrás detectado que la perspectiva está configurada del mismo modo que varias de las que he expuesto anteriormente; básicamente muestra el contenido del directorio «Checklists» de forma estructurada en listas desplegables, ocultando aquellas que estén vacías en su contenido.

Casi todas las vistas que utilizo en OmniFocus están estructuradas de este modo, tipo outliner, ya que es un tipo de vista que personalmente me resulta muy cómodo. Puedo ver todo el contenido, solo parte, o una lista específica, todo desde la misma vista y de un modo rápido y sencillo.

Las listas: Checklists

Como ves en la imagen he creado un estructura que se compone de, en primer lugar, todos los checklists que sé que precisaré revisar con regularidad, la mayor parte de ellos los reviso con periodicidad diaria. Ahí están, por ejemplo, mi checklist diario, semanal, o el que utilizo para grabar un episodio del podcast, desde que comienzo a preparar el guión hasta que está publicado. También mi checklist «Antes de salir», que me acompaña desde hace ya tiempo y me es de tremenda utilidad.

Una de las bondades de OmniFocus, es el magnífico abanico de opciones que pone en nuestra mano para configurar la repetición de elementos. Esto significa que, por ejemplo para mi checklist diario, puedo configurar que una vez tache un elemento este vuelva a estar esperándome en mi lista automáticamente mañana por la mañana y sin que yo haga nada, lo cual es estupendo. Aunque poco a poco y de forma completamente voluntaria fui eliminando todo rastro de automatización en mi sistema, en los checklists de periodicidad regular es el único sitio en que la he mantenido.

Debajo de toda mi lista de checklist, verás que hay dos subdirectorios: «Antes de…» y «Cuando…». Estos subdirectorios suelo tenerlos plegados, para evitar ruido durante las múltiples revisiones diarias de mis listas, y desplegarlos durante mi Revisión Semanal (ocasionalmente los reviso entre Revisión y Revisión, si hay un motivo para ello).

Las listas que guardo en estos subdirectorios son en su mayor parte plantillas, pero no todas. Me explico. Algún ejemplo de plantilla que guardo en estos subdirectorios podría ser un checklist para los preparativos previos a un viaje (el cual incluye la compra de billetes de avión o tren si procede, preparación de la maleta, y todos los detalles previos al viaje para que no se escape nada y que seguro puedes imaginar). Pero hay otras listas «vivas», un ejemplo de las mismas podría ser «Cuando esté en Madrid». Con vivas, quiero decir que regularmente las alimento, mientras que aquellas que utilizo como plantillas no suelen sufrir variaciones salvo que detecte alguna carencia.

Entonces, toda captura en alguna de mis bandejas de entrada relacionada con algo que me hayan recomendado ver en Madrid, con algún lugar interesante de Madrid que me haya llamado la atención navegando por la web, o incluso algún trámite que deba llevar a cabo en Madrid y no requiera de una fecha o condiciones concretas, acabarán en mi checklist «Cuando esté en Madrid» (Ojo, todo ello he decidido que requiere acción por mi parte, pero preciso estar en Madrid; para los «me gustaría/quisiera/tal vez» que no suponen una decisión en firme tengo una lista incubada, que también revisaré en mi Revisión Semanal). Del mismo modo, por ejemplo hablar con algun@ de mis compañer@s en OPTIMA LAB o en Aprendiendo GTD para ver si encaja poder vernos, comer juntos o tomar algo y charlar, lo organizaría en «Antes de viajar a Madrid».

Las listas que organizo bajo estos dos subdirectorios son listas no activas, entendiendo por no activas que no tendré que trabajar sobre ellas de forma inmediata. Por este motivo las tengo colapsadas, para tener a la vista las que sí debo revisar diariamente eliminando el ruido en todo lo posible. Cuando las circunstancias traen un viaje a Madrid a mi radar, mi lista «Antes de viajar a Madrid» sale de su letargo (la saco del subdirectorio) y se va arriba, junto al resto de checklists activos.

Lo mismo ocurrirá con el checklist más genérico tipo plantilla «Antes de salir de viaje» (tengo tres, ajustados a la naturaleza del viaje, a fin de minimizar cambios), en una fecha prudencial antes del viaje deberé activarla porque tendré que ir mirando billetes, más tarde deberé preparar la maleta, etc. Y más de lo mismo ocurre con «Cuando termine el trimestre fiscal», con «Cuando familiares o amigos nos visiten» (con lugares que he descubierto y sé que quiero mostrarles, etc.), o con «Cuando llegue el invierno» (donde guardo recordatorios de cosas que suelo hacer todos los años en invierno, como pasar un fin de semana en la estación de esquí en familia, o ir a ese restaurante perdido en el Parque Natural de Redes), que activaré selectivamente cuando llegue el momento y funcionarán como disparadores de Siguientes Acciones y Proyectos en mi sistema.

Espero que el ejemplo de mi sistema te sirva de inspiración, te espero la semana próxima para seguir compartiendo sobre OmniFocus y GTD®.

En esta parada a medias en la serie sobre GTD® y OmniFocus, aunque tenía ya preparada una entrada para hoy, he decidido a última hora hacer un cambio de tema.

Por este motivo, te pido desde ya disculpas si la entrada evidencia que ha sido escrita a última hora, pero es que realmente me ha parecido muy interesante hablarte sobre algunas sensaciones que he experimentado estas últimas semanas. He querido hacerlo ahora, «en caliente», y a medida que leas sabrás porque tiene ese sabor a borrador.

Básicamente, estos últimos días (semanas) he vivido una situación que me sirve de excusa perfecta para afrontar un tema que nunca he tocado y que, en cierto modo, podría decirse que es incluso un poco polémico. Permíteme ponerte en situación.

Una de mis actuales áreas laborales se centra en la administración de una sociedad que ofrece servicios en el ámbito de la construcción, y que desarrolla el 90% de su actividad en representación del servicio de asistencia de varias compañías aseguradoras, en concreto representando a estas compañías en su atención a clientes particulares, a comunidades de vecinos, a comercios, y a empresas, con pólizas de hogar, comunidades, comercio o responsabilidad civil.

El trabajo que desarrollamos ha cambiado mucho (muchísimo) en los últimos 10 años. Como está ocurriendo con casi todo, nuestro mundo se mueve rápido y a veces cuesta seguirle el ritmo. Una de las premisas básicas para ofrecer una buena atención al cliente se centra en la inmediatez. Cuando alguien tiene algún tipo de problema técnico o avería en su vivienda, comunidad o negocio, ofrecerle asistencia inmediata (o lo más inmediata posible) es el primero de los pasos a dar en la búsqueda de la satisfacción del cliente. 

Hace un par de semanas, en concreto el fin de semana de 2 y 3 de noviembre, llegó un temporal a nuestra comunidad de fuertes vientos y fuertes lluvias que se ha prolongado hasta el día de hoy, que ha remitido un poco, aunque se espera que esta semana de nuevo la situación empeore.

¿Qué ocurre ante temporales como este? Las tejas vuelan o se mueven, el viento arranca persianas de las ventanas, caen antenas de TV, caen árboles en las fincas de muchas viviendas (en ocasiones, sobre las propias casas), comienza a entrar el agua en casas y edificios a causa de las fuertes lluvias sobre tejados más o menos castigados por el viento, se inundan sótanos, caen muros de cierre, etc. Y los partes de siniestro que recibe una empresa de asistencia pueden duplicarse, triplicarse… o multiplicarse por 7 u 8, como ha sido nuestro caso en esta ocasión. Y el hecho de que el temporal, lejos de ser algo puntual se haya mantenido durante tantos días nos ha llevado a una situación de colapso que yo nunca había sufrido hasta este extremo en más de 20 años de trayectoria profesional en este ámbito. Ha habido otras, pero no como esta.

Te he dibujado todo este panorama, totalmente real y actual, para llegar a unas preguntas o afirmaciones que ya he escuchado en muchas ocasiones y con las cuales, como profesional independiente o administrador una pequeña empresa, me identifico totalmente: «¿Qué pasa cuando tengo más cosas para hacer que tiempo para hacerlas?». Otra típica: «Si tengo tantísimas cosas que hacer que el tiempo no me llega, ¿cómo voy a ponerme a perder tiempo que no tengo capturando más cosas, o parándome a pensar qué hago con esto o con aquello? Tengo que sacar el trabajo adelante.»

Comprendo ese proceso de pensamiento, porque he estado ahí. Los pasos y las formas que propone GTD®, se perciben como una pérdida de tiempo. Pero déjame decirte, asegurarte con rotundidad, que no es así. La inversión es rentable en todos los sentidos.

Yo he estado y estoy hoy, ahora mismo, en una de esas situaciones de saturación absoluta. Pero en esta situación más que en otra cualquiera, sabes perfectamente que todos disponemos del mismo tiempo y lo que marca la diferencia es tu capacidad de tomar buenas decisiones.

Muchas personas temen decidir, eluden tomar decisiones pensando que con ello eluden también la responsabilidad sobre los resultados que produzcan las mismas. Sin embargo, ten en cuenta que cuando pospones tomar una decisión necesaria, o eludes tomarla, estás decidiendo y eres igualmente responsable del resultado de tu decisión, o, cuanto menos, tendrás que sufrir sus consecuencias. Decidir posponer es decidir, como lo es eludir decidir. Y el resultado de esas decisiones estará, en la mayor parte de los casos, significativamente desalineada con el resultado que esperarías en un escenario ideal para ti. ¿No es mejor hacer lo posible para tratar de llegar al resultado que esperas? Y es aquí, donde una metodología como GTD® te ayuda a crear un marco inmejorable para que puedas tomar las mejores decisiones.

En mi caso, ante la situación que he sufrido estos días, me he mantenido al borde mismo de la tabla haciendo equilibrios para no caerme en algunos momentos. He hecho una revisión de mi sistema un miércoles por la noche después de cenar, agotado tras un día largo y duro y esperándome un buen madrugón al día siguiente, porque perder la confianza en él sería lo único que no podría permitirme ante una situación como la que estoy viviendo. He capturado muchísimo, he hecho decenas y decenas de escaneos de emergencia de mi correo electrónico cada día, he tenido que inventarme huecos donde no había para aclarar y organizar por imperiosa necesidad, y he dedicado las horas necesarias para hacer todo aquello que yo he decidido que era imprescindible hacer. Y consecuencia de esto, he fallado en otras áreas. Cosas que quería hacer, se han quedado sin hacer. Incluso cosas que debía y me había comprometido a hacer, se han quedado sin hacer. Cosas importantes, para mí y para otros. He descuidado otro de mis áreas laborales, y no he dedicado a mi familia el tiempo que merecen (tiempo que me comprometí, conmigo mismo, a dedicarles). 

Han pasado muchas cosas en dos semanas. He dejado todo el trabajo de lado durante un rato para preguntarle química a mi hijo antes de que se fuera a dormir, porque sé que explicármelo a mí y tener mi beneplácito es el golpe de confianza que necesita para afrontar con fuerza el examen. Pero también me he perdido su partido el fin de semana, porque otros asuntos reclamaban mi atención.

No puede hacerse todo, dediques más o menos horas. No llegan. Pero soy yo quien decide qué hacer y qué no hacer, qué puede esperar o qué no, cuándo es «bien» o «aceptable», qué compromisos debo cumplir y qué compromisos tendré que incumplir en unas determinadas circunstancias porque no llego. Soy responsable de todo ello, de lo bueno y de lo malo. La vida es así, caprichosa, y tú decides si tomas tus propias decisiones o si prefieres que otros las tomen por ti.

En esta entrada de la serie OmniFocus y GTD® voy a compartir contigo otras vistas personalizadas (Perspectivas) que utilizo. Como ninguna es compleja de exponer, hoy vamos a condensar varias en la misma entrada.

Listas de proyectos

Como ves en la imagen, es únicamente una vista personalizada que se enfoca sobre el directorio llamado «Listas de proyectos» que ya vimos en la entrada en que describí mi estructura básica. 

No hay más complicación, una «Lista de proyectos», una «Lista de proyectos on-hold (detenidos, puestos en pausa)» y una «Lista de proyectos delegados», en formato desplegable.

Agendas

La lista de Agendas es muy similar a lo ya descrito para las listas de Siguientes Acciones.

Se trata de una vista que apunta al directorio Agendas de la estructura principal, que muestra todas las sublistas en formato desplegable y que oculta aquellas sublistas que carecen de contenido (técnicamente, en la aplicación, se configura igual).

He eliminado los nombres, pero estas listas (en mi caso) se centran en a) mi esposa, mi hijo y mis padres, b) las personas/compañer@s/proveedores de trato más frecuente en cada uno de mis áreas laborales, y c) colectivos, grupos o equipos de trato frecuente, bien sea en cada una de mis áreas laborales o en cualquier otra. Esas son las listas que mantengo fijas, y si luego identifico personas o colectivos con quienes tendré un trato frecuente (aunque sea temporal), les añado en tanto me sea útil, para más tarde eliminarles de la lista cuando deje de tener sentido que estén allí.

Como ves, es también una vista sin complicaciones.

Listas «a la espera»

Yo utilizo dos listas a la espera. El segmentar mi lista a la espera obedece básicamente a mi necesidad de revisar los recordatorios a plazos de tiempo diferentes.

Uno de mis entornos laborales se mueve a velocidades vertiginosas; en muchas ocasiones delego acciones que deben estar de vuelta «para esta tarde», o «para mañana». Por este motivo, tengo una lista «A la espera» que suelo revisar un par de veces por semana (como mínimo una, en mi Revisión Semanal) y otra que reviso a diario (típicamente un par de veces al día). Esta segunda lista que reviso diariamente es mucho más contenida, y me facilita mantener el control sobre lo necesario sin tener que revisar una lista enorme, ya que suelo tener bastantes acciones delegadas.

En OmniFocus, estas listas están representadas como las demás; desplegables para poder ver/ocultar, y si alguna está vacía no se muestra (aunque esto último no suele ocurrir).

Hasta aquí lo que dan de sí estas listas, la semana próxima haremos un alto en esta serie sobre GTD® y OmniFocus para diversificar un poco, y la siguiente regresaremos a la serie porque aún queda mucho por ver. Hasta entonces, estoy a tu disposición en los comentarios de la entrada.

Continuamos con la serie sobre OmniFocus y GTD®. Tras haber analizado la vista «Previsión» la pasada semana, esta le toca el turno a otra vista personalizada («Perspectiva», según las denomina OmniFocus) que en este caso sí es una vista confeccionada por mí, la perspectiva «Siguientes Acciones». Esto quiere decir que, al contrario de lo que ocurría con «Previsión», esta vista no viene preconfigurada y por tanto es necesaria la versión Pro del software para poder crearla y utilizarla.

La vista de «Siguientes Acciones» es mi campo de trabajo diario, es la que (junto a las «Agendas» y los «Checklists») consulto repetidamente a lo largo de cada jornada, laboral o no, para revisar qué hacer en cada momento.

En esta vista, como puedes apreciar en la imagen, básicamente dispongo de todas mis listas de Siguientes Acciones que ya vimos en la entrada dedicada a mi estructura básica, con algunos detalles.

Un detalle es que las listas aparecen en el mismo orden definido allí, y cada una bajo su correspondiente directorio. Otro, es que las listas que no contengan ningún ítem asociado no aparecen, para eliminar ruido (si la lista @ Ruralvía estuviese vacía, no se mostraría).

Un detalle más, es que la información que se muestra de cada ítem está cuidadosamente escogida; solo se muestra, a la derecha del todo, el botón de las notas. Nada más, ni fechas, ni etiquetas (que ya no utilizaba, pero las utilicé en el pasado), ni nada. Es ruido.

Si utilizas etiquetas (que pueden ser una excelente alternativa para filtrar) recuerda hacerlo siempre con sentido, y ocultarlas de la vista siempre que no sean necesarias.

Este es el modo que más encaja con mi forma de trabajar de los que he probado a lo largo del tiempo; puede estar todo, o no estar nada. Las secciones pueden expandirse o contraerse por completo (en el menú «Visualización», puedes «Expandir todo» o «Contraer todo», y asignar además un atajo de teclado a cada una de las opciones). Entre una y otra opción, puedes expandir o contraer parcialmente al gusto.

Si deseas enfocarte en una lista concreta y no ver nada más, puedes hacerlo seleccionándola en la barra lateral o a través de la barra de herramientas de la aplicación (botón «Enfoque»).

También puedes ver dos o más listas a la vez y eliminar todo lo demás, marcándolas en la barra lateral mientras mantienes pulsada la tecla «Command ⌘».

En definitiva, esta vista confecciona un panel donde es sencillo ver solamente lo que deseas ver en cada momento, tratando de eliminar completamente toda la información no necesaria.

El modelo organizativo de los cuatro directorios

Como has visto, he organizado las listas en cuatro categorías (o directorios) principales: Herramientas, Entorno, Comunicaciones y Lugares.

Por un lado, es una disposición que me ayuda a ir más rápidamente a donde deseo ir, y por otro esta disposición hace más sencillo no tener «tanto a la vista». Me gusta poder tener a la vista más de una lista a la vez cuando considere, pero también me gusta (al lado inverso) poder quitar de mi vista aquello que no quiero estar viendo.

Por otro lado, alguna de estas disposiciones obedecen a más que a eso:

En «Entorno» dispongo de dos listas prácticamente opuestas en muchos sentidos, pero cuyo principal factor limitante está fundamentalmente condicionado por el entorno. Mientras en una organizo lecturas o revisión de documentos para aportar feedback o validar más sencillas y livianas, en la otra organizo Siguientes Acciones que requieren de un alto nivel de energía y un entorno tranquilo que facilite que pueda concentrarme.

En «Comunicaciones» organizo listas que, básicamente, se centran en herramientas de comunicación; el email, aplicaciones varias de mensajería, etc. Disponer de una categoría entregada a este apartado para mí tiene todo el sentido (aunque sigan siendo herramientas). Esto se debe a que, en mi caso que soy una persona más bien reservada e introvertida, no es lo mismo trabajar sobre Siguientes Acciones «en privado» (esto es, escribir un informe, imprimir documentos, hacer pagos vía banca online o archivar recibos) que interactuar con otras personas, aunque sea de un modo asíncrono (escribir un email, escribir o responder un mensaje en Slack, etc.). Hay ocasiones en que tengo más ganas de A, y otras en que me apetece más B, y aunque reviso todas mis listas de Siguientes Acciones a diario y no es este un factor decisivo como tal a la hora de elegir qué hacer en cada momento, sí he llegado a la conclusión de que aprovechar esas «ganas» en su justa medida tiene en muchas ocasiones una repercusión excelente tanto en los resultados, como en mantener unos niveles de energía adecuados a lo largo de mi jornada. 

Cuidado con caer en el «hacer lo que me más me apetece», no es lo mismo. GTD® indica claramente cuáles son los factores limitantes a tener en cuenta a la hora de elegir qué hacer en cada momento, y el orden en que aplican: herramienta/lugar/persona disponible – tiempo disponible – energía disponible – prioridad. En ese orden. Y «lo que me apetece hacer ahora» es solo un ingrediente más de la receta del último criterio, la prioridad. Solo debe permitírsele cobrar el protagonismo que deba tener; en ocasiones será más, y en ocasiones menos. 

Con esto llegamos al fin de la revisión de esta vista. Te espero la semana próxima en el próximo artículo de la serie, y entretanto, si tienes dudas o deseas aportar tus impresiones, por favor déjame un comentario debajo de estas líneas.

Visto un ejemplo de estructura básica creada en la aplicación, ahora iremos viendo en detalle algunas vistas (Perspectivas, según las llama OmniFocus) que yo utilizaba.

Salvo las que trae preinstaladas la aplicación cuando la estrenas, poder crear vistas adicionales es una característica restringida a la versión Pro del software.

Me he dado cuenta (también he tropezado en esa piedra) de que cuando comienzas a comprender cómo se crean, nuestra tendencia natural es a crear un buen número de este tipo de vistas personalizadas; una para ver los datos de un modo, otra para verlos de otro… mi consejo es que seas prudente y no generes un montón de «ruido» de escasa o nula utilidad en tu sistema. Buscando funcionalidad creamos complejidad innecesaria. Como verás en esta y en las siguientes entradas, yo utilizaba muy pocas (menos, a medida que el tiempo ha ido pasando), y cada una de aquellas que he mantenido representa un plus real en usabilidad para mí.

Esto no significa que utilices las mismas que yo. Quizá con menos cumplas con tus necesidades, o quizá necesites más; busca disponer de las adecuadas.

Según la R.A.E., adecuado/a es «apropiado para alguien o algo». Eso quiere decir que las adecuadas para mi sistema pueden no serlo para el tuyo. E incluso que las adecuadas para tu sistema hoy no sean las mismas que las adecuadas para tu sistema dentro de un año.

Mi consejo es que mantengas tu sistema lo más simple posible a agregues en base a cubrir necesidades concretas.

Perspectiva «Previsión»

Esta vista es una de las incorpora por defecto OmniFocus (por tanto no necesitas la versión Pro), y bastante similar en apariencia a la que incorporan otras aplicaciones para gestionar listas. Es la vista por fechas, y es bastante configurable.

En la versión de escritorio, que es en la que me estoy centrando, dispone de un pequeño calendario en la parte superior de la barra izquierda y el cuerpo de la aplicación muestra la información que le indiquemos en la configuración, siguiendo un formato tipo agenda (esto quiere decir, la información listada por fechas de presente a futuro; otro tipo de software como p.e. Google Calendar se refiere a esta vista como «agenda»).

En la configuración de esta vista podréis marcar o desmarcar algunas opciones interesantes.

Como sabéis, OmniFocus permite establecer dos fechas para cada ítem; a la primera la llama «fecha de aplazamiento» y quiere decir fecha de inicio (fecha hasta la cual ese ítem concreto no estará disponible), y a la segunda la llama «fecha de vencimiento», que como es obvio quiere decir que esa es la fecha en que se ítem concreto vence.

En esta perspectiva podremos ver los ítems vinculados a ambos tipo de fecha, tanto los que comienzan a estar disponibles (para lo cual debemos marcar la opción »Mostrar ítems aplazados») como los que vencen (en este caso no hay que hacer nada, se muestran por defecto).

Además, podremos ver el contenido de nuestros calendarios (los que marquemos, como ves en la imagen superior).

Esta vista, por tanto, se perfila como una alternativa válida para revisar el estado de tu día (presente, o futuro) sin acudir a la aplicación que utilices como Calendario (ten en cuenta que la aplicación consulta tus calendarios si le das acceso para mostrarte la información, pero no puedes crear nuevos eventos desde aquí).

Yo la he utilizado y es muy cómoda, aunque hacía ya bastante que no la utilizaba. En mi caso, dí de alta un nuevo calendario llamado «Información» en el servicio que utilizo y comencé a anotar allí la disponibilidad de Siguientes Acciones bloqueadas hasta la fecha por el factor externo que sea, así como información relevante a tener en cuenta en esa fecha concreta. También comencé a hacer explícito el dato de las fechas de vencimiento en la redacción de mis Siguientes Acciones o Proyectos, dejando de utilizar el campo de fecha que ofrece la propia aplicación. Y como resultado de ambos cambios, la vista de »Previsión» ya no me mostraba nada más que la información de mi Calendario y sin permitirme hacer cambios o añadir nueva información, por lo que de forma natural fue perdiendo utilidad para mí.

Aprovecho este pequeño hueco que te has permitido dedicarme en tu apretada agenda para recomendarte la opción que yo he tomado; se trata de una concesión más al necesario «arte» de redactar concreta y detalladamente nuestras acciones y proyectos para quienes utilizamos GTD®, y esto es un «must» que bien vale la pena ejercitar.

No obstante y aunque no formaba parte de mi flujo en los últimos tiempos, he considerado interesante contarte qué puede mostrarte, y cómo puedes configurarla si te es útil en tu flujo de trabajo.

Nos metemos de lleno con la configuración de OmniFocus como gestor de listas para aplicar la metodología GTD®.

Como a lo largo del tiempo varias personas me han pedido ver mi configuración como ejemplo, voy a plasmarla tal cual. Es decir, la configuración que propondré en este y los siguientes artículos de la serie se basarán 100% en la configuración real que yo he utilizado sin cambios sustanciales desde meses atrás, hasta el mismo día en que he abandonado la aplicación.

Es muy posible que para tí una configuración más ligera sea mucho más adecuada, y con más ligera me refiero a que necesites menos listas (aún siguiendo la misma estructura). También puede darse el caso contrario, si es así adelante. Esta configuración es un ejemplo.

Daré por hecho que conoces OmniFocus, al menos que has tenido un contacto con la herramienta y conoces sus partes y funciones básicas. No es el objeto de esta serie de entradas crear un «manual de uso» de la herramienta ni mucho menos, en cuyo caso la serie podría alargarse a decenas y decenas de entradas.

Si no conoces la herramienta al más básico nivel, el desarrollador dispone de documentación oficial extensa y detallada.

Lo primero, dar estructura a tu gestor de listas.

Me centraré en la perspectiva que OmniFocus llama «Proyectos», ya que es el modo más sencillo de crear listas independientes en la aplicación.

Para garantizar que no haya funcionamientos indeseados, ten en cuenta que en OmniFocus hay tres modalidades diferentes de proyectos; asegúrate de todos los proyectos que crees sean del tipo «Paralelo» o «Acciones individuales» (a nivel operativo es lo mismo), pero nunca «Secuencial». Puedes ver y cambiar el tipo de proyecto haciendo click derecho sobre cada uno de ellos, en el submenú «Tipo».

OmniFocus también permite crear directorios (carpetas), para agrupar las listas que vamos a crear.

Mi estructura principal se basa en 7 directorios; como podéis ver, por orden, «Listas de proyectos», «Listas de Siguientes Acciones», «Agendas», «Listas A la espera», «Checklists», «Listas Algún día / Tal vez» y «Plantillas».

Vamos a ver en más detalle el contenido de cada uno de ellos.

Listas de Proyectos

Como verás en las capturas, tengo tres listas.

Una de ellas es mi Lista de Proyectos general, la lista de los resultados que persigo conseguir en un plazo máximo de un año y que reviso cada semana.

Si te sirve como referencia, al momento de escribir este artículo mi lista se compone de 149 resultados.

También tengo una Lista de Proyectos «on-hold», lista de resultados para los cuales ya he trabajado, dado pasos y avanzado hacia su consecución, pero que por algún motivo decido paralizar temporalmente.

Y por último, una Lista de Proyectos que he delegado y no quiero perder de vista.

Listas de Siguientes Acciones

Tengo mis listas de Siguientes Acciones organizadas en cuatro categorías: «Herramientas», «Entorno», «Comunicaciones» y «Lugares».

Cada una de estas categorías aloja diferentes listas de Siguientes Acciones. Recuerda (que nunca está de más) que una Siguiente Acción es algo físico y visible.

Como referencia, al momento de escribir estas líneas tengo en mis listas 123 Siguientes Acciones.

Agendas

Para mis listas de Agendas he eliminado el nombre de las personas.

En mi sistema real, tengo 13 listas para personas y 3 listas más para grupos concretos de personas.

Listas A la espera

Utilizo dos listas A la espera. 

Dado mi trabajo, suelo tener muchas acciones a la espera, unas 150 fluctuando 20 o 30 arriba o abajo.

Por este motivo utilizo una lista que reviso cada día (más reducida) y otra que reviso (como mínimo) semanalmente. Estas listas son dinámicas, las acciones se mueven entre una y otra dependiendo de factores diversos.

Checklists

Tengo bastantes. Listas de verificación marcables, del tipo que sería «hacer la maleta». También pequeñas listas de comprobación diarias, o semanales. O recordatorios que precisan que se vaya a dar una situación concreta pero que, hoy por hoy, desconozco con exactitud cuándo se dará, del tipo «cuando esté en…». A continuación, un ejemplo en la imagen de la izquierda.

Hace tiempo, utilizaba «Antes de salir de casa» y «Antes de salir de la oficina», con el tiempo los he condensado en un único «Antes de salir».

Los checklists pueden ser tremendamente útiles y cada persona podrá tener todos los que tengan sentido para su caso particular (cuidar de tu jardín, si lo tienes, en la estación apta para ello, etc.).

Listas Algún día / Tal vez

En mi sistema, tengo gran variedad de listas Algún día /Tal vez.

Básicamente, tengo una lista Algún día / Tal vez que reviso cada semana en mi Revisión Semanal, y que sería el equivalente a la lista «Esta semana no».

Al margen de esta lista, tengo gran variedad de sublistas (arriba a la derecha, junto a los Checklists) a las que acudo únicamente cuando su consulta tiene sentido para mí (un ejemplo, sería la de películas que me han llamado la atención o me han recomendado, que reviso cuando tengo intención de ver una película). Estas listas también las reviso en mis Revisiones Semanales de cuando en cuando, a intervalos variables (quizá cada tres o cuatro meses) para hacer limpieza.

Personalmente no me gusta que las listas se desorbiten; incluso estas de consulta tan específica, procuro mantenerlas a raya.

Plantillas

Aquí no hace falta una descripción muy exhaustiva.

Muchos de los checklists del apartado anterior los tengo guardados aquí a modo de plantilla, y cuando el llega el momento de hacer uso de alguno de ellos, lo duplico y lo llevo a su directorio correspondiente, manteniendo siempre una plantilla limpia en esta carpeta.

Y con esto, llegamos al final de la estructura básica.

En siguientes entradas profundizaremos más en esta estructura, veremos alguna de las perspectivas personalizadas que utilizaba, y cómo es el trabajo diario haciendo uso de una estructura como esta (o similar). ¡Hasta la semana próxima!

Antes de meternos de lleno en una aplicación concreta como es OmniFocus, y aún sabiendo que much@s aguardáis las siguientes entradas como lluvia de mayo, os debo una reflexión necesaria muy en la línea de la anterior entrada de la serie y con el objetivo de complementarla, ya que quizá en ella no fui lo suficiente explícito a este respecto.

Me he pensado bastante durante esta pasada semana si incluir esta entrada, aunque sí tenía claro que de incluirla, el momento era este y no otro.

El motivo de pensármelo tanto es que soy consciente de que alguna persona (no se si muchas o pocas, pero me consta que alguna seguro) está esperando con ansia que avance la serie para tener en cuenta (en mayor o menor medida) mi criterio a la hora de configurar su aplicación para su uso acorde a los principios que propone GTD®.

Sin embargo, también puede que haya personas que leyendo esta serie de entradas, ahora o en el futuro, tomen una decisión poco acertada si obvio hacer algunas aclaraciones previas.

La fundamental es obvia, sin embargo en ocasiones actuamos como si no lo fuera tanto. ¿Qué necesitas? Con que es fundamental no me refiero a la pregunta (que por supuesto lo es), sino a dar una respuesta sincera y realista a la misma. Si das una respuesta sincera a esta cuestión, tienes el 90% del trabajo duro hecho en lo que se refiere a elegir y configurar tu herramienta. Si no necesitas más que una libreta y un bolígrafo, y además te gusta escribir a mano y tu trabajo se aleja de estar todo el día frente a un ordenador, ¿Para qué te complicas?. Una libreta y un bolígrafo es una herramienta excelente. Si, por otra parte, sí que pasas buena parte de tu jornada frente a un ordenador y te es más cómoda una herramienta digital, ¿Qué necesitas?.

¿Necesitas que sea multiplataforma, porque te mueves entre diferentes sistemas? ¿Que esté traducida al castellano porque tu nivel de inglés es muy básico o incluso nulo? ¿Que funcione sin acceso a Internet porque buena parte de tu día te mueves en lugares con mala o nula cobertura? ¿Trabajas en un lugar al que no puedes acceder (o hacer uso) de dispositivos electrónicos? Plantéate estas y otras cuestiones y dales una respuesta sincera, acota tus necesidades reales, y tendrás casi todo el trabajo hecho.

Que tenga más colores, no es una necesidad. Que sea la más cara, o la más «Pro», que sea la herramienta de moda o que su icono quede más resultón en la pantalla de inicio de tu móvil no son necesidades. Son fundamentalmente factores estéticos (y perecederos) que poco o nada aportan al terreno práctico. Es importante que seamos sinceros con nosotros mismos, y admitamos la practicidad como factor diferenciador, reduciendo al mínimo el resto. Al fín y al cabo, buscamos mejorar nuestra efectividad, ¿no?

En mi caso, precisamente dar una respuesta sincera a esta pregunta es lo que me ha alejado de OmniFocus. 

En este momento concreto de mi camino, cambiar de aplicación para la gestión de mis listas ha sido la respuesta lógica a mi necesidad de poder consultar mis listas en todo momento y lugar, cuando hoy en día alterno mi trabajo entre diferentes plataformas como pueden ser Mac y Windows. Podría hacer uso de mi iPad mientras trabajo bajo Windows. O suscribirme a una versión web «poco usable» de OmniFocus. Pero la respuesta sincera a si esas alternativas eran la mejor de mis opciones ha sido no. Son parches para evitar una decisión necesaria.

Otra cuestión que considero importante tratar es la de la «potencia» de la herramienta. Y es que parece que tener una herramienta que pueda hacer «de todo», filtrar los datos de mil y una maneras, y ofrecernos mil y una vistas diferentes de nuestros datos clasificándolos por cualquier criterio que se nos pueda ocurrir, es casi un equivalente a que haga las cosas por nosotros.

Sí, lo sé, no hace las cosas por nosotros pero ayuda mucho… o no. Yo he pensado así durante mucho tiempo, pero hoy ya no. Me he dado cuenta que nada sale gratis. ¿Qué quiero decir con esto?

Con esto quiero decir que, si quieres que tu herramienta pueda filtrar todo tu contenido por Áreas de Responsabilidad, deberás indicarle esas Áreas por cada ítem que introduzcas en tu sistema. Si quieres que filtre por tiempo, o por energía, deberás aportarle también ese dato. Una herramienta «potente» te ofrecerá muchas opciones, siempre y cuando la mantengas aportándole toda la información que necesita para ejecutar esas consultas, porque no piensa por sí misma. ¿Te compensa aportar toda esa información a cambio de lo que recibes? El trabajo duro no lo hará.

Mi experiencia a lo largo de los últimos años me dice que, salvo a un porcentaje insignificante de usuarios hablando en términos globales, no compensa. Es decir, trabajas para ahorrar trabajo, pero trabajas más para ahorrar menos. Como decía mi compañera Marta con otras palabras, identifica qué necesitas y olvida lo que puedas necesitar en un futuro lejano, por el momento.

Con todo esto, llego al momento de ponerme a tirar piedras contra mi propio tejado. Yo, que voy a publicar una serie sobre OmniFocus, te pregunto: ¿Necesitas realmente una herramienta como OmniFocus? ¿Estás decidiendo de forma racional y tratando de maximizar tu propio beneficio realmente, aún teniendo en cuenta su coste, sus limitaciones (que también tiene), o su pronunciada curva de aprendizaje? ¿O estás eligiendo de manera impulsiva, emocional, guiándote por aquello que (sin sentido alguno) representa en determinados círculos?

Con esta entrada, en absoluto he querido decir que OmniFocus no sea una buena opción. Lo es sin duda alguna. Lo que he querido transmitirte es que si te encuentras en la situación de decidirte por tu primer gestor de listas, o si como en mi caso, ha llegado el momento de hacer un cambio, evalúes de forma racional qué necesitas y para qué lo necesitas, y busques cubrir tu necesidad del modo más simple posible dejando a un lado modas o apariencias. El gestor que elijas te acompañará en un largo camino, y te arrepentirás si tomas esa elección en base a criterios superfluos.

Si estas palabras han sido útiles para que reconsideres tu decisión me alegraré, sea para hacer cambios o para reafirmarte en tu postura. Reconsiderar, cuestionarse a uno/a mismo/a, siempre es saludable.

Y sea como sea, te prometo que la semana que viene sí, entraremos en materia «de verdad» con OmniFocus. Entretanto, recuerda, GTD® es 99% hábitos y 1% herramienta…

Hace pocas semanas (producto de alguna de las ideas que tenía incubadas desde hace tiempo) he cambiado la herramienta que venía utilizando para gestionar las listas de mi sistema GTD®.

Hace varios años, en la época en que aún no conocía la metodología, probé varias herramientas. En algunas de ellas me mantuve pocas semanas, en alguna concreta meses, pero ninguna terminaba de convencerme. Y eso que en todos los casos me compraba o me suscribía a la versión «Pro», no fuera a ser que en ese cambio a la versión con más extras se encontrase el factor diferenciador que estaba buscando y fuese a quedarme sin descubrirlo.

Terminé asentándome en una herramienta en concreto, supongo que en parte porque estaba cansado de saltar de una a otra, y en parte porque -a mi criterio por aquel entonces- era lo más profesional que podía encontrar. Entonces, si ninguna terminaba de convencerme al 100%, la decisión de quedarme con la que más opciones de configuración, menús y submenús, y extras de todo tipo podía ofrecerme, era algo que -de nuevo, en aquel entonces- parecía tener mucho sentido.

De ese modo, sería complicado que llegase el día en que esa herramienta se me quedase corta en recursos.

La vida nunca termina de sorprendernos, y cómo no, en esta ocasión no podía ser diferente. La super-herramienta que puede hacer casi-cualquier-cosa que se le pida, se me ha quedado corta. Pero se ha quedado corta en un sentido radicalmente diferente al que yo trataba de anticipar años atrás. Precisamente se me ha quedado corta en un aspecto en que el resto de opciones que contemplé por aquel entonces no se hubieran quedado. ¿Te ha pasado algo parecido? Seguro que sí…

Es curioso e incluso irónico en cierto sentido, visto hoy, el transcurso de la historia. 

Sin conseguir encontrar la aplicación perfecta bajo mi criterio, me quedé con la que consideré más potente buscando que no se quedase obsoleta. Comencé con un sistema hiper-complicado, y cada vez fui simplificando más y más mi flujo de trabajo llegando a no hacer uso de ninguna de esas supuestas características «Pro» que me llevaron a decidirme por ella. Y ahora la abandono buscando una funcionalidad básica que no puede ofrecerme, lo cual me apena e incomoda terriblemente a partes iguales. Quizá poco comprensible.

Para mí tiene sentido. Esa herramienta me descubrió GTD®, lo que más allá de una metodología ha llegado a convertirse en una parte fundamental de mi vida.

Con esa herramienta di mis primeros pasos, me equivoqué -muchas veces-, aprendimos de la mano, aprendí a conocerme a mí mismo al tiempo que aprendía a conocerla a ella. Me regaló valiosos aprendizajes, siendo un espejo «visible» de mis avances en el conocimiento de la metodología y de mi propia persona y mente. Pero ese cariño, ha sido fruto del trabajo codo con codo durante meses, y años. Hoy me doy cuenta de que en cierto modo crecimos juntos y ahí radica su sentido, no en que pudiera ofrecerme nada exclusivo.

Generosa hasta el final, noble, robusta, aún se despidió del único modo que podría ser: Mostrándome sin tapujos que era el momento de seguir caminos separados. Nunca se sabe, quizá esos caminos vuelvan a cruzarse. O quizá no.

En su honor, hoy comienzo con esta entrada una serie que será mi homenaje póstumo a ella. Y tú, ¿Te has planteado iniciarte en GTD® con OmniFocus?

Si es así, te espero con la segunda entrada de esta serie el martes próximo.

Hace ya bastante tiempo que comencé a escribir un pequeño diario con regularidad casi meridiana. La práctica totalidad de los días escribo, solamente falto a mi cita con el teclado algún día (muy puntual) que por algún motivo mi jornada se alarga en exceso y ponerme a escribir supondría decir «no» a otros compromisos que antepongo a este.

Al principio me costó convertir en un hábito escribir diariamente. Algo que me ayudó a mantener este compromiso conmigo mismo en el tiempo fue aterrizar esa idea que era «escribir a diario». Cuando la aterricé, todo se tornó más sencillo.

Tal vez a ti te pase lo mismo, quieres «escribir a diario» y no lo consigues, comienzas un día con ímpetu a tres días después has abandonado la idea. ¿Te has preguntado qué significa para tí «escribir a diario»?

Cuando yo comencé se me hacía muy cuesta arriba, y era porque erraba en mis planteamientos. Buscaba un producto final, coherente, pulcro, digno de enseñar al más exigente de los públicos, pero que poco o nada tenía que ver con lo que realmente me sería útil. Lo que yo busco en un diario, va más allá de buscar inmortalizar momentos para revivirlos en el futuro.

Cambié este enfoque, y todo cambió. Incluso mi predisposición a escribir. Y hasta hace muy poco tiempo no sabría argumentar el porqué.

Fué tras terminar mi curso oficial de acreditación como formador en la metodología Belbin® cuando comencé a establecer nexos entre unos y otros detalles y a comprender este porqué.

Sin profundizar mucho en esta metodología (os animo a que investiguéis sobre ella), compartiré con vosotr@s que mis dos roles más altos son los de FI (Finalizador) y ES (Especialista), mientras que uno de los más bajos en mi perfil es de CE (Cerebro). Esto quiere decir que aporto habilidades y conocimientos muy específicos en el área en que soy experto, o que me encuentro cómodo buscando errores, puliendo y perfeccionando en busca de un resultado final de calidad. Sin embargo, no me encuentro cómodo ni nace de forma espontánea en mí trabajar en el apartado de generación de ideas. 

De esta forma, he descubierto el porqué de que cuando intencionalmente trato de generar nuevas ideas me cueste, me atasque, y los resultados sean generalmente más bien pobres. Sin embargo, si comienzo a escribir sobre qué hecho hoy, qué ha llamado mi atención o qué me ha puesto de mal humor a media tarde, he descubierto que puedo abstraerme por 10’ y dejar fluir mi imaginación, anotar ideas sueltas en muchas ocasiones de forma inconexa totalmente, algunas desarrolladas y otras a medio desarrollar, algunas con sentido y otras más bien vacías del mismo. Algunas de estas ideas toman tres líneas, y otras tres palabras.

El resultado final es una extraña mezcla entre un borrador de algún escrito, y un barrido mental.

Hacer el ejercicio de escribir de esta forma, es bastante liberador, y hasta gratificante. Y el verdadero valor del contenido escrito reside, para mí, en regresar a esos esbozos pasados unos días. En muchas ocasiones me encuentro con contenido cuyo valor es realmente bajo más allá de la pura curiosidad sobre «en qué estaría pensando el primer lunes de mayo». Pero en muchas otras, me he encontrado con ideas que han sido el origen, o el detonante, de actividades posteriores. Te animo a probarlo, un diario como generador de ideas.