Después de la introducción, comenzamos en esta entrada el análisis del libro Esencialismo de Greg McKeown, y lo hacemos por el capítulo 1: El Esencialista.

En este primer capítulo, el autor nos dibuja el cuadro completo a modo de resumen introductorio, para ir luego a lo largo del libro entrando en mayor detalle sobre todos los términos y procesos que describe aquí. 

Comienza con un ejemplo muy representativo, una breve historia ganadora, porque Greg sabe perfectamente que quien sea que esté leyendo su libro no va a quedarse indiferente ante la historia de Sam Elliot. ¿Y quién es Sam? Pues Sam es un ejecutivo con quien seguro que te identificarás de un modo u otro.

¿A quién no le gusta decir «Sí»? Sí a nuevos proyectos, sí a las peticiones de tus compañeros/as… el problema es que cada «Sí» trae consigo un «No» a alguna otra cosa. Sam tuvo que aprender esto del peor modo. Demasiados sies que trajeron como consecuencia un radical descenso en la calidad de su trabajo, y que convirtieron al estrés en una constante en su vida. Al momento de tocar fondo, un mentor le recomienda que reserve sus síes para aquellos temas esenciales y que decline sin miedo todo lo demás. Y Sam llevó este consejo a la práctica. Comenzó a corresponder con noes a todo aquello que no le aportaba, a reuniones innecesarias o a largas cadenas de correos electrónicos que realmente no eran de su competencia e interés. Y el mundo no se desmoronó. A medida que el tiempo pasaba, cada vez era más y más exigente con las cosas que dejaba entrar en su vida. Comenzó a descansar, comenzó a dedicar tiempo a su familia y comenzó a trabajar sobre aquellos aspectos donde su nivel de contribución era más alto, generando mejores resultados. Este consejo y su puesta en práctica le llevó a resurgir de sus cenizas y llegar a alcanzar su mejor momento, tanto a título personal como profesional.

¿Te identificas con ese Sam que se dejó arrastrar por la complacencia? ¿Te falta tiempo para hacer todo aquello con lo que te comprometes? ¿Te comprometes sin haber pensado, realmente, si debes hacerlo? ¿Sientes que entregas tu día a labores menores que aportan poco o ningún valor? ¿Te sientes frustrado/a?

La solución que Greg McKeown te propone es seguir el camino del esencialista.

¿Y qué es exáctamente el esencialismo en palabras del autor? Pues según Greg, el camino del esencialista se centra en la búsqueda disciplinada del «menos pero mejor». En sus propias palabras, “Significa buscarlo [el «menos pero mejor»] de manera disciplinada. El camino del esencialista no consiste en hacer propósitos de Año Nuevo, de decir no con más frecuencia, de limpiar tu bandeja de entrada, ni de dominar alguna nueva estrategia de administración del tiempo. Consiste en hacer una pausa constantemente para preguntarte: «¿Estoy invirtiendo en las actividades adecuadas?»”. El esencialismo no consiste en hacer más cosas, consiste en hacer las cosas adecuadas.

En contraposición, en este capítulo introductorio el autor también nos habla del camino opuesto, el camino del no esencialista. Para ayudarnos a ver más claramente las diferencias, inicia esta parte con un ejemplo autobiográfico en que nos relata cómo habiendo su esposa dado a luz apenas unas horas antes y con su bebé recién nacido, abandonó el hospital para acudir a una reunión con un cliente. Una experiencia que le marcó, no solo por haber tomado una decisión incorrecta tal como reconoce, sino porque pudo incluso notar en la reacción de su cliente que ni siquiera él mismo se encontraba cómodo ante tal situación. De aquella experiencia, cuenta Greg que extrajo una valiosa lección:

Si no estableces las prioridades en tu vida, alguien lo hará por tí.

Desde ese momento, comenzó a sentir curiosidad y a investigar el porqué de que personas inteligentes y exitosas se vean llegar a los límites, consumidas y abrumadas por querer abarcarlo todo. Identificó además cuatro fases a las que denominó «la paradoja del éxito», en que la búsqueda del éxito puede convertirse en un catalizador del fracaso. Dichas fases pasan por, primeramente, obtener algún tipo de éxito que generará una buena reputación. A causa de ella, los demás acudirán a nosotros en busca de ayuda, que brindaremos haciendo que se nos presenten cada vez más opciones y oportunidades. Esa creciente oferta (y nuestro compromiso con ella) hace que nuestros esfuerzos se diluyan, y nos dispersemos cada vez más. Finalmente, vernos abrumados reduce la calidad de todo aquello que hacemos, nos distrae de nuestro nivel de contribución más alto, y hace que perdamos el foco en nuestro propósito.

Se trata de «la búsqueda indisciplinada de más», opuesta a «la búsqueda disciplinada de menos» que el esencialismo propone.

¿Porqué nos ocurre esto? Según el autor, hay varios motivos que constantemente tratan de alejarnos del camino del esencialista; el incremento exponencial de decisiones que diariamente debemos abordar, una fuerte (y creciente) presión social sobre las decisiones que tomamos, o la errada percepción de que somos capaces de «hacerlo todo» o «tenerlo todo». Como antídoto a estos males, nos recuerda por medio también de algún ejemplo que llegará un día en que nos arrepentiremos de haber vivido la vida que otros esperaban para nosotros, sin haber sido fieles a nosotros/as mismos/as.

Greg McKeown nos propone que sigamos un flujo por medio del cual llegaremos a pensar y actuar como verdaderos esencialistas. Para ello, sugiere que definamos lo esencial en nuestras vidas, que exploremos y evaluemos para separar las muchas cosas triviales de las pocas vitales, que eliminemos todas esas cosas triviales de nuestras vidas, y que centremos nuestros esfuerzos en eliminar obstáculos para que la ejecución se lleve a cabo sin fricción.

Como última parte y cierre de este capítulo, el autor se ha reservado una llamada a la acción, una buena cantidad de preguntas que ponen de manifiesto que realmente vivimos inmersos/as en trivialidades que agotan nuestra capacidad para avanzar hacia aquello que realmente nos importa.

Con esto llegamos al final del capítulo, una muestra de lo que nos reservan los siguientes.

¿Qué impresión te llevas de este adelanto? Sin entrar en demasiado detalle y al margen de algún que otro excelente consejo (como el nunca suficientemente reivindicado decir «No» por defecto), el esencialismo tal como su autor lo describe se centra en «la búsqueda disciplinada de menos pero mejor». «Hacer con propósito», se lee últimamente. Descubrir, clarificar, concretar, afianzar, o ser capaz de plasmar por escrito ese propósito para luego poder evaluar en qué medida lo que hacemos cada día nos acerca o nos aleja del mismo es un paso de gigantes que nos ayudará mucho a tomar las decisiones adecuadas con convicción. Es un ejercicio de autoconocimiento muy gratificante. Veremos lo que nos reserva Greg para los próximos capítulos.

Los pasados días 16, 17 y 18 de diciembre de 2019 tod@s los nodos de OPTIMA LAB hemos vuelto a reunirnos en Navacerrada (Madrid). De nuevo junt@s, en esta ocasión para las XIV Jornadas OPTIMA LAB. Decimocuartas para OPTIMA LAB y terceras para mí.

Como es habitual, tod@s los nodos publican estos días —en esta ocasión con algo de retraso, debido al parón navideño— sus crónicas de las Jornadas. David, Jordi, José Miguel, Laura, Marta, Paz, yo mismo… Espera, ¿Laura? Así es, Laura. Si en nuestras anteriores Jornadas se incorporó Marta, en estas lo ha hecho Laura Sastre. Laura será, a partir de ahora, la persona responsable de la actividad de OPTIMA LAB en Latinoamérica, una extensión que seguro que nos dará pie a poder compartir mucha información con vosotr@s en las próximas semanas, y meses.

Personalmente, ha sido un enorme placer poder compartir Jornadas con ella. Su incorporación ha supuesto, como ya pasó con Marta en las anteriores Jornadas, una buena inyección de vitalidad y «buenrollismo» que ha contagiado a la red.

Como te contaba, tod@s los nodos están haciendo públicas sus crónicas. Cada una de esas crónicas es una particular visión de lo que hemos vivido estos tres días. Y yo voy a centrarme en la mía, porque en esta ocasión me he traído una sensación que me ha dado para varias sesiones de análisis —y autoanálisis— posterior.

Hemos hecho lo que hemos hecho, apoyándonos como es habitual en nuestros tableros en Trello. Hemos compartido y analizado cifras de negocio y facturación, más sorprendentes a cada período que pasa. Hemos analizado la distribución interna de roles adoptada en nuestras anteriores Jornadas, extraído conclusiones e identificado pequeñas correcciones a seguir. Hemos hablado de la ampliación territorial a Latinoamérica y puesto en común el excelente trabajo que ya lleva meses desarrollándose en ese sentido. Hemos recordado qué es y qué implica la Consultoría Artesana. Hemos repasado nuestros estándares, y hemos analizado con gran detalle alguna situación complicada vivida en los últimos meses que, particularmente, me ha resultado un ejercicio increíblemente enriquecedor. Hemos hablado de algunos de nuestros procesos internos, y buscado áreas de mejora. Hemos hablado sobre «ownership». Hemos desayunado, comido, y cenado junt@s. Hemos charlado, nos hemos conocido un poco mejor. Nos hemos reído mucho. Nos hemos preguntado, y nos hemos dado respuestas. Nos hemos contado anécdotas y nos hemos puesto motes cariñosos. Y nos hemos cuestionado, y nos hemos retado. Nos hemos ilusionado pensando en el futuro, y nos hemos comprometido para traer ese futuro a nosotr@s.

Pasadas las Jornadas y cogiendo altura, viendo el conjunto y no cada detalle particular, solo alcanzo a ver una nube con una gran palabra impresa en mayúsculas en el centro: PASIÓN. Nada de lo que OPTIMA LAB ha hecho ni logrado, ni nada de lo que está haciendo y logrando, ni nada de lo que está por hacer y logrará, sería posible sin pasión.

Durante estos días he visto, oído y sentido a personas que aman lo que hacen. Personas que saben que ofrecen algo que vale mucho más de lo que cuesta, personas que saben que un cambio a mejor es posible. Esa pasión es el motor que empuja hacia un propósito común; Es el germen del que brotan ilusión, motivación, compromiso, constancia, «ownership», y en definitiva todos los ingredientes necesarios para conseguir resultados en mayúsculas bajo los más exigentes estándares. Pasión por saber más, para facilitar mejor.

Las cifras de negocio, los NPS’s, y todo el resto de indicadores medibles, no son un fin en sí mismo. Son simples indicadores de cuán viva sigue la llama de esa pasión. Y nuestras Jornadas, en este caso las XIV, no son sino reflexión y búsqueda de respuestas a cómo mejorar lo difícilmente mejorable. Porque si amas algo, nunca es suficiente.

Como habrás visto, hay unas fotos tremendamente chulas acompañando a esta crónica. Se las debemos a Iris, que durante una de las jornadas se ha mantenido firme en su búsqueda por capturar la magia de los momentos. ¡Ah! Y este vídeo…

Me encanta este vídeo. ¿No crees que ratifica por completo que somos felices haciendo lo que hacemos?

Comienzo una nueva serie en el blog, y lo hago a través del análisis de un libro que me encanta. De hecho, desde mi primer contacto con este libro (en inglés), supe con toda certeza que escribiría sobre él. Se trata de «Esencialismo» de Greg McKeown (o «Essentialism», versión original en inglés).

No sé si lo conoces, pero si no lo has leído te recomiendo que lo hagas (además así, podríamos intercambiar impresiones en los comentarios de las entradas). 

En esta primera entrada introductoria voy a contarte además, un poco por encima, cuál ha sido la historia de este libro (en formato físico) que tengo justo al lado de mi ordenador mientras escribo.

La sabiduría de la vida consiste en eliminar lo que no es esencial. Lin Yutang

Cuando el libro cayó por primera vez en mis manos, y antes de leerlo, tuve sentimientos encontrados. El libro me gustó, no puedo negarlo. Me gustó mucho. Simplemente cuando lo cogí y abrí, me dí cuenta de un detalle; o el libro no era lo que yo esperaba, o simplemente no era «lo que otros pretendían que fuese». Me explico.

Lo considero un libro muy interesante que (casi seguro) dejará un agradable a dos tipos de lector/a; bien a quien tiene las ideas claras y sabe lo que tiene entre sus manos, o bien a alguien que no tiene nociones ni conocimientos fundamentados en el campo de la efectividad. Las personas que se encuentren en medio de ambos mundos, podrían llegar a experimentar un sentimiento agridulce, fundamentalmente a causa de haberse creado (si es el caso) unas expectativas erróneas. 

Y es una lástima, porque esto podría haberse evitado. De hecho, no tiene nada que ver con la obra en sí misma, sino con (a mi juicio) una bastante mejorable estrategia de venta. En la versión física en castellano, en la parte interior de la portada, rezan varias frases: ¿Alguna vez te has sentido abrumado? ¿Sientes que estás al mismo tiempo trabajando más, y no estás siendo aprovechado? ¿Estás continuamente ocupado pero no eres productivo? ¿Sientes como si tu tiempo estuviera constantemente secuestrado por la agenda de otras personas? 

Estas preguntas me resultan familiares, y no, si has respondido «sí» a una o varias de esas cuestiones, no encontrarás la solución en «Esencialismo» como a continuación el libro promete. Sí en una obra como «Organízate con eficacia» de David Allen y la metodología que presenta, GTD®, si tu compromiso contrarresta nuestra reticencia al cambio. Pero no en «Esencialismo», que sí puede ser un complemento magnífico pero nunca sustituto.

Esto no quiere decir que sea un mal libro, solo que su virtud no radica en dar solución a ese tipo de situaciones. Su virtud es otra, y verlo desde esta perspectiva es (en mi caso) la diferencia entre considerarlo un buen libro, o una decepción.

«Esencialismo» es un libro plagado de buenos consejos, muy motivador, que te ayudará a ver desde otro punto de vista muchas de las situaciones cotidianas. Te cuestionará y te ayudará a enfrentarte a tu «yo que sobre-complica», a tu «yo consumista», o a tu «yo a la deriva» que se deja arrastrar por el entorno sin ningún tipo de rumbo. Durante la obra se van exponiendo ejemplos sobre qué haría, qué pensaría o cómo se comportaría un esencialista frente a un no-esencialista. Es muy ameno de leer, y de releer.

Inicialmente, yo me leí la versión electrónica en inglés. Me gustó mucho, así que me decidí a buscar la edición impresa. Creo que no te he hablado nunca acerca de este detalle; me encanta leer los libros en papel, en formato físico, pero sin embargo es un formato mucho menos cómodo en todos los sentidos. Por ese motivo, siempre suelo hacerme con la versión digital de los libros que decido leer, que puede acompañarme a todo lugar sin ocupar espacio ni sumar peso en mi mochila, pero cuando uno me gusta mucho y sé que querré releerlo, lo busco en formato físico. Hay quien colecciona tazas… pues a mí me gusta tener una biblioteca física con las obras «de cabecera».

Por desgracia, no conseguí encontrar una edición impresa en castellano porque estaba descatalogado, así que lo conseguí en inglés. Y meses después (más de un año), el azar me llevó a la página web de una librería de California donde me encuentro casualmente (porque no estaba buscando este libro) que tienen un par de ejemplares en castellano, así que ni corto ni perezoso hice un par de gestiones y pocas semanas después lo tenía en mi casa.

Si te animas a leerlo, no tendrás problemas para encontrarlo en las principales tiendas en formato electrónico (Kindle, Libros de Apple, etc.). ¿Te animas y lo analizamos junt@s?

Esta semana voy a dedicar mi artículo a mostrarte un pequeño «tip» que podría serte útil en tu vida cotidiana. Se trata de un pequeño manual para que puedas confeccionar un comando personalizado para tu Google Assistant, de modo que si le pides «Ey, Google, captura artículo receta» te envíe un correo electrónico con eso que quieres sacar de tu cabeza pero no quieres olvidar, en este caso «artículo receta».

Como sabes, Capturar es el primero de los cinco pasos del flujo de trabajo en la metodología GTD®. Sacar de nuestra cabeza todo aquello que llama nuestra atención, sin exponernos además a olvidarlo, es un hábito productivo con una impactante y gratificante repercusión en tu día a día, seas o no practicante de la metodología.

Para poder hacerlo, debemos contar con herramientas que nos permitan capturar en todo lugar y momento, idealmente del modo más rápido y sencillo posible, para minimizar al máximo la fricción y por tanto posibilidad de no hacerlo.

Este modo concreto de capturar, por medio de voz (sin tener que hacer nada más) y recibiendo esta captura en mi bandeja de entrada del correo electrónico (bandeja a la que trato de redirigir todas mis capturas cuando me es posible, para tratar de reducirlas al máximo) se ha convertido en uno de mis favoritos de los últimos meses. Tanto, que aunque ya tenía alguno, me he hecho con algún altavoz inteligente más aprovechando las magníficas ofertas del pasado Black Friday (ya tenía pensado ampliar mi flota de Google Home Minis, porque en casa nos encantan para escuchar música o podcasts de forma muy cómoda, pero poder darles este uso ha sido el detonante definitivo).

Para utilizar este método de captura no es necesario que dispongas de un altavoz inteligente, cualquier dispositivo que incorpore Google Assistant es válido (tu teléfono con Android, un altavoz inteligente, un smartwatch, un chromebook, etc.).

Para crear el comando, será necesario que dispongas de una cuenta de Google, una cuenta de IFTTT, y que autorices a IFTTT a recibir datos de tu cuenta de Google.

Creando la receta en IFTTT

Dado que este comando («Captura») no existe como tal para Google Assistant, lo que vamos a hacer es crearlo haciendo uso del servicio IFTTT.

En nuestra página de IFTTT, debes crear tu cuenta si no la tiene, y una vez accedido al servicio, hacer click en el icono de la foto en el margen superior derecho y «create» en el menú contextual que aparece. La web te redirigirá a una página que luce como la siguiente captura.

Al hacer click en el «+», se te pedirá vincular el primer servicio. Hay que buscar ayudados por la barra de búsqueda, «Google Assistant» y hacer click en el servicio.

El servicio te redirigirá a una segunda página donde (esto es importante) deberemos elegir la tercera opción, denominada «Say a phrase with a text ingredient».

En la última página para configurar Google Assistant, debes aportar varios datos. Te dejo el ejemplo de mi receta, deberías rellenarlo prácticamente igual (salvo que te responda con mi nombre, claro!).

Ya tienes la primera parte de la receta, vamos a por la segunda. Al terminar de configurar la parte de Google Assistant, el servicio te redirigirá de nuevo a la página de confección de tu receta para solicitarte que configures tu segundo servicio, qué ocurrirá cuando le pidas a Google Assistant que capture algo.

De nuevo hay que hacer click en el «+», y en este caso buscaremos «Email», y a continuación «Send me an email».

Puedes configurar como desees esta parte, dependiendo de ella el email que recibas se verá de un modo u otro. Yo la tengo configurada como puedes ver en la siguiente imagen.

Ya solo te queda hacer click en el botón de «Save» (Guardar) y podrás comenzar a utilizar tu nuevo comando con Google Assistant.

Yo la utilizo mucho. La utilizo en mi mesa de escritorio, con el altavoz inteligente, o mientras estoy en el sofá, o caminando por casa. También mientras conduzco, con el móvil (el móvil debe estar desbloqueado, puedes configurar que se desbloquee automáticamente cuando estás en casa, o cuando se conecta al mano libres de tu coche).

¿Cómo funciona en el día a día?

Pues, si… «Ey, Google, captura artículo receta»… 

Entonces…

Así de sencillo. ¿Te animas a probarlo?

En esta nueva entrada de la serie sobre OmniFocus y GTD® voy a contarte cual es el flujo que sigo para aclarar mis bandejas de entrada.

Lo hago siempre del mismo modo, sea cual sea la bandeja que esté aclarando, por lo que me centraré en poner un par de ejemplos que seguramente serán de los más comunes: la propia bandeja de entrada de OmniFocus, y la bandeja de entrada del correo electrónico.

Como verás, el flujo es prácticamente idéntico en uno u otro caso.

Flujo para aclarar la bandeja de entrada en OmniFocus

Como ves en la imagen superior, hago uso de la función de entrada rápida que OmniFocus ofrece y que se activa mediante un atajo de teclado. En mi caso, el atajo es «control» + «option» + «barra espaciadora» (creo que este atajo es, además, el que viene por defecto).

Si no has utilizado nunca la entrada rápida, o quieres cambiar el atajo, puedes hacerlo desde el pop-up de configuración de OmniFocus, en su pestaña «General».

Una vez «enfrento» la bandeja de entrada dispuesto a ponerme a Aclarar y Organizar su contenido, comienzo por la primera cosa de la lista, de arriba a abajo, y aclaro/organizo/tacho captura, ítem a ítem, hasta finalizar.

En el ejemplo de la foto del encabezado, mi captura es «llaves casa». Hemos decidido darle un juego de llaves de casa propio a mi hijo, no porque realmente lo necesite aún, sino como refuerzo, apoyo y confianza a las nuevas responsabilidades que va adquiriendo con la edad. 

Tengo claro «qué significa para mí», y tengo claro que «requiere acción».

¿Cuál es mi Siguiente Acción (el primer paso físico y visible que puedo dar para avanzar)? Pues el primer paso es coger la tarjeta de seguridad en casa, porque cuando vaya a pedir la copia de la llave me pedirán esta tarjeta y no podré hacerla si no la tengo. ¿Puedo hacer algo más? Pues sí, puedo comprar pilas para un mando de la cerradura electrónica, porque ya tengo mandos sobrantes pero no tienen pilas. ¿Puedo ponerme en @recados ir a solicitar la llave? Pues no tiene mucho sentido, hasta que tenga la tarjeta, ¿no?

Bien, pues hasta aquí los pasos físicos y visibles que puedo dar por ahora. No puedo dar por tachada mi captura con estas dos Siguientes Acciones, así que anotaré mi Proyecto en mi lista.

Si te fijas, una vez redactas tu Siguiente Acción en la ventana de entrada rápida, a golpe de tabulador puedes indicar a qué lista debe ir (y según escribes, OmniFocus te sugerirá alternativas de entre tus listas ajustadas al texto que vas introduciendo). Si tras esto pulsas «Intro», la ventana de entrada rápida se cierra y cada ítem que hayas anotado estará organizado en la lista que le hayas solicitado. Pero si quieres redactar más Siguientes Acciones, o un Proyecto, puedes pulsar «Intro» mientras mantienes pulsada la tecla «control». De este modo, en vez de cerrarse la ventana te llevará a una nueva línea bajo la que has editado, de forma que puedes introducir varios ítems en una misma ventana sin necesidad de estar disparando el pop-up de captura rápida una vez tras otra.

Captura aclarada, así que ya podría tacharla y pasar a la siguiente.

Flujo para aclarar la bandeja de entrada en Gmail

Para el correo electrónico, el flujo es idéntico.

Yo uso Gmail y lo consulto desde su propia web, por lo que con el correo electrónico en cuestión en pantalla, puedo lanzar el pop-up de entrada rápida de OmniFocus y redactar mi/s Siguiente/s Acción/es (y Proyecto si es el caso).

Si considero interesante tener a mano el correo electrónico como material de soporte, simplemente tengo que copiar la dirección de la barra de direcciones del navegador y adjuntarla a las notas. Rápido, simple, sin grandes florituras pero eficaz.

Como has visto a lo largo de anteriores entradas, esta inclusive, el uso que hago de OmniFocus en absoluto aprovecha las excepcionales capacidades técnicas que ofrece la aplicación. Hubo una época pasada en que sí me encantó experimentar con scripts, crear los por entonces llamados Workflows (ahora Atajos en iOS) para enviar contenido en formato Taskpaper a OmniFocus, crear plantillas que ponían a golpe de un tap desde el móvil crear un complejo proyecto con infinidad de material asociado… todo interesante e incluso divertido desde mi «yo» friki y cacharrero, pero un verdadero agujero negro desde el punto de vista de mi «yo» efectivo.

Y precisamente introduzco estos dos puntos de vista por un motivo; mi «yo» friki podría escribir 20 entradas más de esta serie, pero mi «yo» efectivo me dice que las escritas son suficientes. Si lo hiciera, esas entradas tendrían mucho más de OmniFocus que de GTD® y ambos sabemos que es mucho menos interesante 😉

Esta semana retomo la serie sobre OmniFocus y GTD®, y voy a hacerlo con otra perspectiva personalizada que apunta directamente al directorio de checklists de mi sistema.

Cuando decidí cambiar mi gestor de listas, creé un pequeño caos en lo que respecta al contenido en OmniFocus, ya que borré varias listas según las replicaba, y desordené bastante la estructura en lo que se refiere a otras.

En concreto con este apartado de checklists monté un batiburrillo bueno, así que he recreado algunas listas de ejemplo, para poder mostrarlo ajustado en esencia a lo que era antes de estos cambios.

Voy a mostrarte, en primer lugar, como está configurada la perspectiva.

La perspectiva Checklists

Como puedes apreciar en la imagen y si has leído las anteriores entradas de la serie, habrás detectado que la perspectiva está configurada del mismo modo que varias de las que he expuesto anteriormente; básicamente muestra el contenido del directorio «Checklists» de forma estructurada en listas desplegables, ocultando aquellas que estén vacías en su contenido.

Casi todas las vistas que utilizo en OmniFocus están estructuradas de este modo, tipo outliner, ya que es un tipo de vista que personalmente me resulta muy cómodo. Puedo ver todo el contenido, solo parte, o una lista específica, todo desde la misma vista y de un modo rápido y sencillo.

Las listas: Checklists

Como ves en la imagen he creado un estructura que se compone de, en primer lugar, todos los checklists que sé que precisaré revisar con regularidad, la mayor parte de ellos los reviso con periodicidad diaria. Ahí están, por ejemplo, mi checklist diario, semanal, o el que utilizo para grabar un episodio del podcast, desde que comienzo a preparar el guión hasta que está publicado. También mi checklist «Antes de salir», que me acompaña desde hace ya tiempo y me es de tremenda utilidad.

Una de las bondades de OmniFocus, es el magnífico abanico de opciones que pone en nuestra mano para configurar la repetición de elementos. Esto significa que, por ejemplo para mi checklist diario, puedo configurar que una vez tache un elemento este vuelva a estar esperándome en mi lista automáticamente mañana por la mañana y sin que yo haga nada, lo cual es estupendo. Aunque poco a poco y de forma completamente voluntaria fui eliminando todo rastro de automatización en mi sistema, en los checklists de periodicidad regular es el único sitio en que la he mantenido.

Debajo de toda mi lista de checklist, verás que hay dos subdirectorios: «Antes de…» y «Cuando…». Estos subdirectorios suelo tenerlos plegados, para evitar ruido durante las múltiples revisiones diarias de mis listas, y desplegarlos durante mi Revisión Semanal (ocasionalmente los reviso entre Revisión y Revisión, si hay un motivo para ello).

Las listas que guardo en estos subdirectorios son en su mayor parte plantillas, pero no todas. Me explico. Algún ejemplo de plantilla que guardo en estos subdirectorios podría ser un checklist para los preparativos previos a un viaje (el cual incluye la compra de billetes de avión o tren si procede, preparación de la maleta, y todos los detalles previos al viaje para que no se escape nada y que seguro puedes imaginar). Pero hay otras listas «vivas», un ejemplo de las mismas podría ser «Cuando esté en Madrid». Con vivas, quiero decir que regularmente las alimento, mientras que aquellas que utilizo como plantillas no suelen sufrir variaciones salvo que detecte alguna carencia.

Entonces, toda captura en alguna de mis bandejas de entrada relacionada con algo que me hayan recomendado ver en Madrid, con algún lugar interesante de Madrid que me haya llamado la atención navegando por la web, o incluso algún trámite que deba llevar a cabo en Madrid y no requiera de una fecha o condiciones concretas, acabarán en mi checklist «Cuando esté en Madrid» (Ojo, todo ello he decidido que requiere acción por mi parte, pero preciso estar en Madrid; para los «me gustaría/quisiera/tal vez» que no suponen una decisión en firme tengo una lista incubada, que también revisaré en mi Revisión Semanal). Del mismo modo, por ejemplo hablar con algun@ de mis compañer@s en OPTIMA LAB o en Aprendiendo GTD para ver si encaja poder vernos, comer juntos o tomar algo y charlar, lo organizaría en «Antes de viajar a Madrid».

Las listas que organizo bajo estos dos subdirectorios son listas no activas, entendiendo por no activas que no tendré que trabajar sobre ellas de forma inmediata. Por este motivo las tengo colapsadas, para tener a la vista las que sí debo revisar diariamente eliminando el ruido en todo lo posible. Cuando las circunstancias traen un viaje a Madrid a mi radar, mi lista «Antes de viajar a Madrid» sale de su letargo (la saco del subdirectorio) y se va arriba, junto al resto de checklists activos.

Lo mismo ocurrirá con el checklist más genérico tipo plantilla «Antes de salir de viaje» (tengo tres, ajustados a la naturaleza del viaje, a fin de minimizar cambios), en una fecha prudencial antes del viaje deberé activarla porque tendré que ir mirando billetes, más tarde deberé preparar la maleta, etc. Y más de lo mismo ocurre con «Cuando termine el trimestre fiscal», con «Cuando familiares o amigos nos visiten» (con lugares que he descubierto y sé que quiero mostrarles, etc.), o con «Cuando llegue el invierno» (donde guardo recordatorios de cosas que suelo hacer todos los años en invierno, como pasar un fin de semana en la estación de esquí en familia, o ir a ese restaurante perdido en el Parque Natural de Redes), que activaré selectivamente cuando llegue el momento y funcionarán como disparadores de Siguientes Acciones y Proyectos en mi sistema.

Espero que el ejemplo de mi sistema te sirva de inspiración, te espero la semana próxima para seguir compartiendo sobre OmniFocus y GTD®.

En esta parada a medias en la serie sobre GTD® y OmniFocus, aunque tenía ya preparada una entrada para hoy, he decidido a última hora hacer un cambio de tema.

Por este motivo, te pido desde ya disculpas si la entrada evidencia que ha sido escrita a última hora, pero es que realmente me ha parecido muy interesante hablarte sobre algunas sensaciones que he experimentado estas últimas semanas. He querido hacerlo ahora, «en caliente», y a medida que leas sabrás porque tiene ese sabor a borrador.

Básicamente, estos últimos días (semanas) he vivido una situación que me sirve de excusa perfecta para afrontar un tema que nunca he tocado y que, en cierto modo, podría decirse que es incluso un poco polémico. Permíteme ponerte en situación.

Una de mis actuales áreas laborales se centra en la administración de una sociedad que ofrece servicios en el ámbito de la construcción, y que desarrolla el 90% de su actividad en representación del servicio de asistencia de varias compañías aseguradoras, en concreto representando a estas compañías en su atención a clientes particulares, a comunidades de vecinos, a comercios, y a empresas, con pólizas de hogar, comunidades, comercio o responsabilidad civil.

El trabajo que desarrollamos ha cambiado mucho (muchísimo) en los últimos 10 años. Como está ocurriendo con casi todo, nuestro mundo se mueve rápido y a veces cuesta seguirle el ritmo. Una de las premisas básicas para ofrecer una buena atención al cliente se centra en la inmediatez. Cuando alguien tiene algún tipo de problema técnico o avería en su vivienda, comunidad o negocio, ofrecerle asistencia inmediata (o lo más inmediata posible) es el primero de los pasos a dar en la búsqueda de la satisfacción del cliente. 

Hace un par de semanas, en concreto el fin de semana de 2 y 3 de noviembre, llegó un temporal a nuestra comunidad de fuertes vientos y fuertes lluvias que se ha prolongado hasta el día de hoy, que ha remitido un poco, aunque se espera que esta semana de nuevo la situación empeore.

¿Qué ocurre ante temporales como este? Las tejas vuelan o se mueven, el viento arranca persianas de las ventanas, caen antenas de TV, caen árboles en las fincas de muchas viviendas (en ocasiones, sobre las propias casas), comienza a entrar el agua en casas y edificios a causa de las fuertes lluvias sobre tejados más o menos castigados por el viento, se inundan sótanos, caen muros de cierre, etc. Y los partes de siniestro que recibe una empresa de asistencia pueden duplicarse, triplicarse… o multiplicarse por 7 u 8, como ha sido nuestro caso en esta ocasión. Y el hecho de que el temporal, lejos de ser algo puntual se haya mantenido durante tantos días nos ha llevado a una situación de colapso que yo nunca había sufrido hasta este extremo en más de 20 años de trayectoria profesional en este ámbito. Ha habido otras, pero no como esta.

Te he dibujado todo este panorama, totalmente real y actual, para llegar a unas preguntas o afirmaciones que ya he escuchado en muchas ocasiones y con las cuales, como profesional independiente o administrador una pequeña empresa, me identifico totalmente: «¿Qué pasa cuando tengo más cosas para hacer que tiempo para hacerlas?». Otra típica: «Si tengo tantísimas cosas que hacer que el tiempo no me llega, ¿cómo voy a ponerme a perder tiempo que no tengo capturando más cosas, o parándome a pensar qué hago con esto o con aquello? Tengo que sacar el trabajo adelante.»

Comprendo ese proceso de pensamiento, porque he estado ahí. Los pasos y las formas que propone GTD®, se perciben como una pérdida de tiempo. Pero déjame decirte, asegurarte con rotundidad, que no es así. La inversión es rentable en todos los sentidos.

Yo he estado y estoy hoy, ahora mismo, en una de esas situaciones de saturación absoluta. Pero en esta situación más que en otra cualquiera, sabes perfectamente que todos disponemos del mismo tiempo y lo que marca la diferencia es tu capacidad de tomar buenas decisiones.

Muchas personas temen decidir, eluden tomar decisiones pensando que con ello eluden también la responsabilidad sobre los resultados que produzcan las mismas. Sin embargo, ten en cuenta que cuando pospones tomar una decisión necesaria, o eludes tomarla, estás decidiendo y eres igualmente responsable del resultado de tu decisión, o, cuanto menos, tendrás que sufrir sus consecuencias. Decidir posponer es decidir, como lo es eludir decidir. Y el resultado de esas decisiones estará, en la mayor parte de los casos, significativamente desalineada con el resultado que esperarías en un escenario ideal para ti. ¿No es mejor hacer lo posible para tratar de llegar al resultado que esperas? Y es aquí, donde una metodología como GTD® te ayuda a crear un marco inmejorable para que puedas tomar las mejores decisiones.

En mi caso, ante la situación que he sufrido estos días, me he mantenido al borde mismo de la tabla haciendo equilibrios para no caerme en algunos momentos. He hecho una revisión de mi sistema un miércoles por la noche después de cenar, agotado tras un día largo y duro y esperándome un buen madrugón al día siguiente, porque perder la confianza en él sería lo único que no podría permitirme ante una situación como la que estoy viviendo. He capturado muchísimo, he hecho decenas y decenas de escaneos de emergencia de mi correo electrónico cada día, he tenido que inventarme huecos donde no había para aclarar y organizar por imperiosa necesidad, y he dedicado las horas necesarias para hacer todo aquello que yo he decidido que era imprescindible hacer. Y consecuencia de esto, he fallado en otras áreas. Cosas que quería hacer, se han quedado sin hacer. Incluso cosas que debía y me había comprometido a hacer, se han quedado sin hacer. Cosas importantes, para mí y para otros. He descuidado otro de mis áreas laborales, y no he dedicado a mi familia el tiempo que merecen (tiempo que me comprometí, conmigo mismo, a dedicarles). 

Han pasado muchas cosas en dos semanas. He dejado todo el trabajo de lado durante un rato para preguntarle química a mi hijo antes de que se fuera a dormir, porque sé que explicármelo a mí y tener mi beneplácito es el golpe de confianza que necesita para afrontar con fuerza el examen. Pero también me he perdido su partido el fin de semana, porque otros asuntos reclamaban mi atención.

No puede hacerse todo, dediques más o menos horas. No llegan. Pero soy yo quien decide qué hacer y qué no hacer, qué puede esperar o qué no, cuándo es «bien» o «aceptable», qué compromisos debo cumplir y qué compromisos tendré que incumplir en unas determinadas circunstancias porque no llego. Soy responsable de todo ello, de lo bueno y de lo malo. La vida es así, caprichosa, y tú decides si tomas tus propias decisiones o si prefieres que otros las tomen por ti.

En esta entrada de la serie OmniFocus y GTD® voy a compartir contigo otras vistas personalizadas (Perspectivas) que utilizo. Como ninguna es compleja de exponer, hoy vamos a condensar varias en la misma entrada.

Listas de proyectos

Como ves en la imagen, es únicamente una vista personalizada que se enfoca sobre el directorio llamado «Listas de proyectos» que ya vimos en la entrada en que describí mi estructura básica. 

No hay más complicación, una «Lista de proyectos», una «Lista de proyectos on-hold (detenidos, puestos en pausa)» y una «Lista de proyectos delegados», en formato desplegable.

Agendas

La lista de Agendas es muy similar a lo ya descrito para las listas de Siguientes Acciones.

Se trata de una vista que apunta al directorio Agendas de la estructura principal, que muestra todas las sublistas en formato desplegable y que oculta aquellas sublistas que carecen de contenido (técnicamente, en la aplicación, se configura igual).

He eliminado los nombres, pero estas listas (en mi caso) se centran en a) mi esposa, mi hijo y mis padres, b) las personas/compañer@s/proveedores de trato más frecuente en cada uno de mis áreas laborales, y c) colectivos, grupos o equipos de trato frecuente, bien sea en cada una de mis áreas laborales o en cualquier otra. Esas son las listas que mantengo fijas, y si luego identifico personas o colectivos con quienes tendré un trato frecuente (aunque sea temporal), les añado en tanto me sea útil, para más tarde eliminarles de la lista cuando deje de tener sentido que estén allí.

Como ves, es también una vista sin complicaciones.

Listas «a la espera»

Yo utilizo dos listas a la espera. El segmentar mi lista a la espera obedece básicamente a mi necesidad de revisar los recordatorios a plazos de tiempo diferentes.

Uno de mis entornos laborales se mueve a velocidades vertiginosas; en muchas ocasiones delego acciones que deben estar de vuelta «para esta tarde», o «para mañana». Por este motivo, tengo una lista «A la espera» que suelo revisar un par de veces por semana (como mínimo una, en mi Revisión Semanal) y otra que reviso a diario (típicamente un par de veces al día). Esta segunda lista que reviso diariamente es mucho más contenida, y me facilita mantener el control sobre lo necesario sin tener que revisar una lista enorme, ya que suelo tener bastantes acciones delegadas.

En OmniFocus, estas listas están representadas como las demás; desplegables para poder ver/ocultar, y si alguna está vacía no se muestra (aunque esto último no suele ocurrir).

Hasta aquí lo que dan de sí estas listas, la semana próxima haremos un alto en esta serie sobre GTD® y OmniFocus para diversificar un poco, y la siguiente regresaremos a la serie porque aún queda mucho por ver. Hasta entonces, estoy a tu disposición en los comentarios de la entrada.

Continuamos con la serie sobre OmniFocus y GTD®. Tras haber analizado la vista «Previsión» la pasada semana, esta le toca el turno a otra vista personalizada («Perspectiva», según las denomina OmniFocus) que en este caso sí es una vista confeccionada por mí, la perspectiva «Siguientes Acciones». Esto quiere decir que, al contrario de lo que ocurría con «Previsión», esta vista no viene preconfigurada y por tanto es necesaria la versión Pro del software para poder crearla y utilizarla.

La vista de «Siguientes Acciones» es mi campo de trabajo diario, es la que (junto a las «Agendas» y los «Checklists») consulto repetidamente a lo largo de cada jornada, laboral o no, para revisar qué hacer en cada momento.

En esta vista, como puedes apreciar en la imagen, básicamente dispongo de todas mis listas de Siguientes Acciones que ya vimos en la entrada dedicada a mi estructura básica, con algunos detalles.

Un detalle es que las listas aparecen en el mismo orden definido allí, y cada una bajo su correspondiente directorio. Otro, es que las listas que no contengan ningún ítem asociado no aparecen, para eliminar ruido (si la lista @ Ruralvía estuviese vacía, no se mostraría).

Un detalle más, es que la información que se muestra de cada ítem está cuidadosamente escogida; solo se muestra, a la derecha del todo, el botón de las notas. Nada más, ni fechas, ni etiquetas (que ya no utilizaba, pero las utilicé en el pasado), ni nada. Es ruido.

Si utilizas etiquetas (que pueden ser una excelente alternativa para filtrar) recuerda hacerlo siempre con sentido, y ocultarlas de la vista siempre que no sean necesarias.

Este es el modo que más encaja con mi forma de trabajar de los que he probado a lo largo del tiempo; puede estar todo, o no estar nada. Las secciones pueden expandirse o contraerse por completo (en el menú «Visualización», puedes «Expandir todo» o «Contraer todo», y asignar además un atajo de teclado a cada una de las opciones). Entre una y otra opción, puedes expandir o contraer parcialmente al gusto.

Si deseas enfocarte en una lista concreta y no ver nada más, puedes hacerlo seleccionándola en la barra lateral o a través de la barra de herramientas de la aplicación (botón «Enfoque»).

También puedes ver dos o más listas a la vez y eliminar todo lo demás, marcándolas en la barra lateral mientras mantienes pulsada la tecla «Command ⌘».

En definitiva, esta vista confecciona un panel donde es sencillo ver solamente lo que deseas ver en cada momento, tratando de eliminar completamente toda la información no necesaria.

El modelo organizativo de los cuatro directorios

Como has visto, he organizado las listas en cuatro categorías (o directorios) principales: Herramientas, Entorno, Comunicaciones y Lugares.

Por un lado, es una disposición que me ayuda a ir más rápidamente a donde deseo ir, y por otro esta disposición hace más sencillo no tener «tanto a la vista». Me gusta poder tener a la vista más de una lista a la vez cuando considere, pero también me gusta (al lado inverso) poder quitar de mi vista aquello que no quiero estar viendo.

Por otro lado, alguna de estas disposiciones obedecen a más que a eso:

En «Entorno» dispongo de dos listas prácticamente opuestas en muchos sentidos, pero cuyo principal factor limitante está fundamentalmente condicionado por el entorno. Mientras en una organizo lecturas o revisión de documentos para aportar feedback o validar más sencillas y livianas, en la otra organizo Siguientes Acciones que requieren de un alto nivel de energía y un entorno tranquilo que facilite que pueda concentrarme.

En «Comunicaciones» organizo listas que, básicamente, se centran en herramientas de comunicación; el email, aplicaciones varias de mensajería, etc. Disponer de una categoría entregada a este apartado para mí tiene todo el sentido (aunque sigan siendo herramientas). Esto se debe a que, en mi caso que soy una persona más bien reservada e introvertida, no es lo mismo trabajar sobre Siguientes Acciones «en privado» (esto es, escribir un informe, imprimir documentos, hacer pagos vía banca online o archivar recibos) que interactuar con otras personas, aunque sea de un modo asíncrono (escribir un email, escribir o responder un mensaje en Slack, etc.). Hay ocasiones en que tengo más ganas de A, y otras en que me apetece más B, y aunque reviso todas mis listas de Siguientes Acciones a diario y no es este un factor decisivo como tal a la hora de elegir qué hacer en cada momento, sí he llegado a la conclusión de que aprovechar esas «ganas» en su justa medida tiene en muchas ocasiones una repercusión excelente tanto en los resultados, como en mantener unos niveles de energía adecuados a lo largo de mi jornada. 

Cuidado con caer en el «hacer lo que me más me apetece», no es lo mismo. GTD® indica claramente cuáles son los factores limitantes a tener en cuenta a la hora de elegir qué hacer en cada momento, y el orden en que aplican: herramienta/lugar/persona disponible – tiempo disponible – energía disponible – prioridad. En ese orden. Y «lo que me apetece hacer ahora» es solo un ingrediente más de la receta del último criterio, la prioridad. Solo debe permitírsele cobrar el protagonismo que deba tener; en ocasiones será más, y en ocasiones menos. 

Con esto llegamos al fin de la revisión de esta vista. Te espero la semana próxima en el próximo artículo de la serie, y entretanto, si tienes dudas o deseas aportar tus impresiones, por favor déjame un comentario debajo de estas líneas.

Visto un ejemplo de estructura básica creada en la aplicación, ahora iremos viendo en detalle algunas vistas (Perspectivas, según las llama OmniFocus) que yo utilizaba.

Salvo las que trae preinstaladas la aplicación cuando la estrenas, poder crear vistas adicionales es una característica restringida a la versión Pro del software.

Me he dado cuenta (también he tropezado en esa piedra) de que cuando comienzas a comprender cómo se crean, nuestra tendencia natural es a crear un buen número de este tipo de vistas personalizadas; una para ver los datos de un modo, otra para verlos de otro… mi consejo es que seas prudente y no generes un montón de «ruido» de escasa o nula utilidad en tu sistema. Buscando funcionalidad creamos complejidad innecesaria. Como verás en esta y en las siguientes entradas, yo utilizaba muy pocas (menos, a medida que el tiempo ha ido pasando), y cada una de aquellas que he mantenido representa un plus real en usabilidad para mí.

Esto no significa que utilices las mismas que yo. Quizá con menos cumplas con tus necesidades, o quizá necesites más; busca disponer de las adecuadas.

Según la R.A.E., adecuado/a es «apropiado para alguien o algo». Eso quiere decir que las adecuadas para mi sistema pueden no serlo para el tuyo. E incluso que las adecuadas para tu sistema hoy no sean las mismas que las adecuadas para tu sistema dentro de un año.

Mi consejo es que mantengas tu sistema lo más simple posible a agregues en base a cubrir necesidades concretas.

Perspectiva «Previsión»

Esta vista es una de las incorpora por defecto OmniFocus (por tanto no necesitas la versión Pro), y bastante similar en apariencia a la que incorporan otras aplicaciones para gestionar listas. Es la vista por fechas, y es bastante configurable.

En la versión de escritorio, que es en la que me estoy centrando, dispone de un pequeño calendario en la parte superior de la barra izquierda y el cuerpo de la aplicación muestra la información que le indiquemos en la configuración, siguiendo un formato tipo agenda (esto quiere decir, la información listada por fechas de presente a futuro; otro tipo de software como p.e. Google Calendar se refiere a esta vista como «agenda»).

En la configuración de esta vista podréis marcar o desmarcar algunas opciones interesantes.

Como sabéis, OmniFocus permite establecer dos fechas para cada ítem; a la primera la llama «fecha de aplazamiento» y quiere decir fecha de inicio (fecha hasta la cual ese ítem concreto no estará disponible), y a la segunda la llama «fecha de vencimiento», que como es obvio quiere decir que esa es la fecha en que se ítem concreto vence.

En esta perspectiva podremos ver los ítems vinculados a ambos tipo de fecha, tanto los que comienzan a estar disponibles (para lo cual debemos marcar la opción »Mostrar ítems aplazados») como los que vencen (en este caso no hay que hacer nada, se muestran por defecto).

Además, podremos ver el contenido de nuestros calendarios (los que marquemos, como ves en la imagen superior).

Esta vista, por tanto, se perfila como una alternativa válida para revisar el estado de tu día (presente, o futuro) sin acudir a la aplicación que utilices como Calendario (ten en cuenta que la aplicación consulta tus calendarios si le das acceso para mostrarte la información, pero no puedes crear nuevos eventos desde aquí).

Yo la he utilizado y es muy cómoda, aunque hacía ya bastante que no la utilizaba. En mi caso, dí de alta un nuevo calendario llamado «Información» en el servicio que utilizo y comencé a anotar allí la disponibilidad de Siguientes Acciones bloqueadas hasta la fecha por el factor externo que sea, así como información relevante a tener en cuenta en esa fecha concreta. También comencé a hacer explícito el dato de las fechas de vencimiento en la redacción de mis Siguientes Acciones o Proyectos, dejando de utilizar el campo de fecha que ofrece la propia aplicación. Y como resultado de ambos cambios, la vista de »Previsión» ya no me mostraba nada más que la información de mi Calendario y sin permitirme hacer cambios o añadir nueva información, por lo que de forma natural fue perdiendo utilidad para mí.

Aprovecho este pequeño hueco que te has permitido dedicarme en tu apretada agenda para recomendarte la opción que yo he tomado; se trata de una concesión más al necesario «arte» de redactar concreta y detalladamente nuestras acciones y proyectos para quienes utilizamos GTD®, y esto es un «must» que bien vale la pena ejercitar.

No obstante y aunque no formaba parte de mi flujo en los últimos tiempos, he considerado interesante contarte qué puede mostrarte, y cómo puedes configurarla si te es útil en tu flujo de trabajo.