Con este capítulo 5 del libro Esencialismo de Greg Mckeown, Escápate, damos comienzo a la segunda parte del libro, Explora. Si en la primera parte del libro Greg nos guiaba para ayudarnos a definir lo esencial y comprender cuál es la mentalidad básica de un esencialista, en esta segunda nos mostrará, a través de los 5 capítulos que la componen, cómo podemos explorar y aumentar nuestra capacidad para distinguir las pocas cosas vitales de las muchas triviales.

La introducción que el autor hace de esta primera parte es corta pero muy concisa; distinguir las pocas cosas vitales de las muchas triviales es fundamental. Paradójicamente, la persona esencialista explora muchas más opciones que la no esencialista.

Frente a la respuesta automática a prácticamente todo, la actividad frenética y el sobre-compromiso sin valoraciones previas, la persona esencialista explora y evalúa gran cantidad de opciones antes de comprometerse. Y cuando se compromete, se compromete «en grande», únicamente con las cosas vitales.

La atracción que nos arrastra hacia el no esencialismo es fuerte y constante; frente al pensar y evaluar, nos atrae el movimiento rápido. Greg nos propone luchar contra esta atracción a través de cinco hábitos que nos ayuden a brindar espacio y tiempo para escaparnos, mirar, jugar, dormir y seleccionar.

Irónicamente, las propuestas que leeremos a través de toda esta segunda parte del libro suelen considerarse, socialmente en la actualidad, distracciones triviales. En el mejor de los casos, se les asocia a «algo agradable», a nuestro tiempo de ocio. En el peor, se les ridiculiza como evidencia de debilidad y desperdicio en una sociedad que antepone la ocupación a los resultados. Sin embargo, estas actividades son el antídoto perfecto a esa vida saturada, demasiado ocupada para prestarles atención. La persona esencialista dedica gran cantidad de recursos a explorar, escuchar, debatir, cuestionar y pensar. Esta exploración no es un fin en sí mismo, sino el camino a descubrir aquello que es esencial en nuestras vidas.

Los beneficios de no estar disponible

A través de este quinto capítulo del libro, Greg va introduciendo un ejemplo tras otro sobre como personas exitosas han descubierto los beneficios de aislarse por períodos de tiempo —en unos casos más regulares, en otros menos; en unos casos más largos, en otros menos— con el único fin de pensar, libres por completo de distracciones.

Sin una gran soledad, ningún trabajo serio es posible — Pablo Picasso

Entre todos estos ejemplos, hay lugar para empresas cuyos empleados dedican un día completo al mes para aislarse, hablar, mirar alrededor y pensar; aulas formativas sin sillas, con unos incómodos cubos para sentarse que no persiguen sino fomentar que las personas se levanten, se muevan, interactúen y piensen; incluso lugares que disponen de una «cabina negra» donde apenas caben tres personas, sin conectividad e insonorizada, cuya misión es brindar un espacio para meditar en solitario sin interrupciones.

El objetivo que persiguen estas y otras medidas, es siempre brindar un marco idóneo para facilitar que las personas puedan escaparse, evadirse, y puedan enfocarse en pensar sobre los cientos de preguntas y posibilidades que se abren ante nuestro ser cada día. En algunos lugares, incluso llevan a cabo dinámicas en grupo para despertar esa evasión mental. Sin embargo, no es necesario trabajar en una de estas empresas o disponer de un lugar concreto reservado a tal fin para reservarnos tiempo para pensar; un paseo, un banco del parque, un café en nuestro sillón favorito… está en nuestra mano crear un marco para ello.

Curiosamente, Greg toca en este capítulo un tema sobre el que he estado pensando días atrás. En nuestro mundo hiperconectado, lleno de dispositivos electrónicos y estímulos de todo tipo, es más difícil que nunca aislarse y pensar. ¿Recuerdas el aburrimiento? Hace unos años —no tantos— a tod@s nos ha tocado el día en que salías a jugar y tod@s tus amig@s se habían esfumado; quien no estaba siendo víctima de algún trágico castigo por alguna gamberrada estaba con sus padres recorriendo tiendas a la búsqueda de unas zapatillas último modelo. Jugábamos sol@s, nos sentábamos, esperábamos, o regresábamos a casa a ver algo que no nos atraía en la televisión. O cuando teníamos que estudiar… yo mismo me he pasado en ocasiones horas frente a un libro, con la vista nublada y pensando en cientos de cosas, sin leer más allá del primer párrafo. Pensamientos necesarios que esperaban a las puertas de nuestra atención, clamando por un hueco para entrar. Los por aquel entonces adultos le daban vueltas a la cabeza sentados en el aeropuerto esperando la salida del vuelo que debían tomar, o sentados en la sala de espera de cualquiera sabe dónde. Todo esto ha desaparecido, como han desaparecido esas magníficas oportunidades para aislarnos y pensar.

De nuevo una paradoja se abre ante ante nosotr@s; cuanto más rápida y ajetreada sea nuestra vida, cuanto más ruidosa y vertiginosa sea, más necesitamos de espacios tranquilos de reflexión y de incluir tiempo para pensar en ella. No importa cuánta prisa tengas, cuántas cosas tengas que hacer, ni cómo sea de apretada tu agenda. Lo necesitas.

Otro excelente consejo de Greg, con el que cierra el capítulo, es abrir espacio a la lectura. Se atreve además a recomendarnos algunas características específicas sobre qué leer; lecturas de textos o libros cuyo origen sea anterior a la hiperconectividad que nos acompaña hoy día y que hayan demostrado ser temas e ideas lo suficientemente esenciales —atemporales— para haber resistido el paso del tiempo. Según el autor, este tipo de lecturas nos ayudarán a ampliar nuestra perspectiva y pueden desafiar nuestras suposiciones sobre lo que realmente importa. ¿Qué opinas? ¿Te animas a comprobarlo?

Si existe un tema recurrente en las comunidades en Telegram y Slack de nuestro podcast Aprendiendo GTD, es el de la efectividad y las herramientas (digitales). Puntualizo digitales porque las analógicas dan menos margen a la dispersión y procrastinación, pero las digitales… Las digitales son esa roca con la que tropezamos una, diez y cincuenta veces. En ocasiones, nos quedamos y nos regocijamos, hasta el punto de perder de vista para qué un día recurrimos a ellas. Tanto más te guste la tecnología o más integrada la tengas en tu vida, tanto más riesgo corres de estancarte en este punto.

Tanto mis compañer@s en OPTIMA LAB como yo mismo, siempre nos hemos posicionado firmemente en uno de los extremos cada vez que, recurrentemente, aparecen las herramientas digitales como sinónimo, necesidad, o sustituto a la hora de desarrollar una competencia como es la efectividad personal: Las herramientas que utilizamos, ni son lo mismo, ni son equivalentes, ni se parecen, ni son necesarias para ser una persona efectiva.

Como sabes, ser una persona efectiva implica ser una persona eficiente y eficaz (y si no lo sabías, está magníficamente explicado aquí y aquí). 

Ser una persona eficiente implica hacer una gestión óptima de tus recursos, de modo que con los mismos puedas obtener mejores resultados, o incluso que seas capaz de obtener los mismos resultados que ahora pero empleando menos recursos. Por tanto, ser una persona eficiente está estrechamente relacionado con encontrar el balance óptimo entre recursos y resultados obtenidos.

Ser una persona eficaz está estrechamente relacionado con conseguir los resultados que deseas, precisamente por eso maximizar la eficacia pasa por maximizar la calidad de las decisiones que tomas. 

La efectividad es una combinación de ambas, eficiencia y eficacia; por tanto, ser una persona efectiva significa ser una persona eficiente y ser una persona eficaz, o lo que es lo mismo, ser una persona que haciendo un balance óptimo entre los recursos que emplea y lo que consigue con ello, logra alcanzar del mejor modo posible los resultados que desea.

Teniendo esto claro, ¿Dónde encontramos aquí ese «gran peso» del que tratamos de dotar al uso de una herramienta concreta —o un conjunto de ellas— en el desarrollo de nuestra efectividad personal? Pues en ningún lugar, al menos no como factor claramente influyente.

La herramienta, según lo visto hasta ahora, encaja como uno más de los factores que influyen sobre la eficiencia, ya que podemos entenderla como una parte —más o menos significativa— dentro del «cómo gestionamos nuestros recursos para conseguir un resultado», es decir, «cómo hacemos las cosas».

Sin embargo, el peso que el uso de una herramienta concreta pueda tener sobre «cuánto somos de eficientes» se diluye hasta casi desaparecer en el mismo momento en que haya otras herramientas que hagan lo mismo, de un modo igual o similar en lo que a eficiencia se refiere. Es decir, en el momento en el que haya varias herramientas que hagan lo mismo —o similar— las diferencias en lo que a eficiencia se refiere entre que utilices una u otra será residual o nula. O dicho de otro modo, la influencia que tendrá la herramienta sobre tu eficiencia solo tendrá un peso que merezca ser tenido en cuenta cuando solo esa herramienta sirva para hacer lo que haces de un modo eficiente, y no existan otras alternativas que produzcan iguales o muy similares resultados empleando los mismos recursos. 

Por otra parte, has de tener en cuenta que en lo que respecta al trabajo del conocimiento, antes de que podamos «hacer del mejor modo algo», primero debemos tener claro qué queremos conseguir (resultado), posteriormente qué es lo mejor que podemos hacer para acercarnos a conseguirlo, y por último cómo hacerlo. Es decir, toma de decisiones primero (qué quiero conseguir), toma de decisiones después (qué hago para conseguirlo = eficacia), y más toma de decisiones por último (cómo hago lo que he decidido hacer = eficiencia). Ni que decir tiene, que parte fundamental de todos estos procesos es disponer de información actualizada y de calidad como base para la toma de decisiones. Así que, si desarrollas este tipo de trabajo, no olvides que la herramienta de la que jamás podrás prescindir es tu cerebro y que la toma de decisiones es la base fundamental de la efectividad.

Continuamos con la serie sobre el libro “Esencialismo” de Greg McKeown. Tras los capítulos 1, 2, y 3, esta semana analizamos el 4. Este capítulo nos aporta la última pieza del puzzle en nuestra búsqueda de definir lo esencial en nuestras vidas, y supone además el cierre de la primera parte del libro. Haz concesiones.

Se inicia con un pequeño juego, o acertijo. Greg nos propone hacer un regreso mental al año 1972 e invertir un dólar en cada una de las empresas del índice bursátil referente S&P 500. ¿Qué empresa nos habría garantizado un mayor retorno de nuestra inversión a un plazo de 30 años? Pues la respuesta es… ninguna de las 500. Curiosamente, la que mayor retorno nos habría proporcionado es Southwest Airlines, operador low-cost fuera de ese ranking pero que año tras año ha producido resultados financieros asombrosos.

¿Cuál ha sido su secreto? Pues en palabras mismas de su cofundador, CEO y presidente emérito Herbert Kelleher: “Tienes que ver cada oportunidad y decir: ‘Bueno, no… lo siento. No vamos a hacer mil cosas distintas que en realidad no van a contribuir gran cosa al resultado final que intentamos alcanzar’.” 

Para que puedas comprender mejor qué quiso decir Herbert con estas palabras, y también a dónde quiere llevarnos Greg relatándonos esto, te explicaré más sobre Southwest Airlines. Esta operadora low-cost ha seguido una estrategia de negocio, hábilmente marcada por Herbert, dirigida deliberadamente a mantener lo más bajo posible los costos. No volaban a todos los destinos, solo punto a punto. No ofrecían comida durante el vuelo. No permitían la asignación anticipada de asientos, se asignaban al embarcar. No había servicio de primera clase, solo turista. ¿Corrían de este modo el riesgo de alejar a ciertos clientes? Sin duda, pero esos no eran sus clientes. Renunciaron a un tipo de clientes para ofrecer lo que era menos pero mejor para otros. La realidad es que el tiempo demostró que las concesiones que habían hecho para mantenerse fieles a lo que sus clientes esperaban fue la raíz de su éxito.

Cuando, en contra de las premoniciones de críticos y opositores, el modelo de negocio de Southwest Airlines se demostró viable y exitoso, otros quisieron copiarles pero sin ser capaces a hacer las concesiones que la compañía hizo. Adoptaron una estrategia mixta entre lo que hacían antes y lo que veían hacer a la compañía, viéndose condenados al fracaso por querer abarcarlo todo.

Estrategia es tomar decisiones, hacer concesiones es elegir ser diferente de manera deliberada. — Michael Porter

La realidad, es que nos gusta abarcarlo todo. Queremos hacerlo todo. Creemos que podemos hacerlo todo.

Tenemos una reunión dentro de 5’ pero aún así, queremos responder ese email que acaba de llegar antes de entrar. Aceptamos entregar lo que nos acaban de pedir para el viernes, pero sabemos que tenemos una semana repleta de compromisos. Y nuestra respuesta a ese email refleja nuestra prisa. Y llegamos tarde a la reunión. Y llegamos tarde a la entrega del viernes, o entregamos un trabajo mediocre. Nos condenamos a vivir en medio de una desafortunada estrategia mixta donde todo es importante y requiere nuestra atención, del mismo modo que hicieron las compañías que trataron de imitar el modelo de Southwest Airlines pero sin hacer concesiones, sin querer renunciar a nada.

Nos incomoda aceptar la realidad de las concesiones. ¿Quieres más dinero o más vacaciones? ¿Quieres responder ese email que acaba de llegar, o llegar a tiempo a la reunión? ¿Quieres terminar rápido lo que estés haciendo, o quieres un resultado pulido? Obviamente, queremos decir sí a todo. Ante estas situaciones, un no esencialista se pregunta “¿Cómo puedo hacer las dos cosas?”. Los esencialistas se hacen una pregunta más incómoda, pero al final más liberadora: “¿Qué problema quiero tener?”. Un esencialista, hace concesiones de manera deliberada porque sabe que no puede abarcarlo todo. Menos pero mejor, más impacto en aquello que realmente quiero. Y menos pero mejor, más impacto en lo que realmente me importa, implica hacer concesiones.

En una ocasión, Peter Drucker le dijo a Jim Collins —autor del clásico de negocios De bueno a grandioso— que podía crear una compañía grandiosa o bien ideas grandiosas, pero no ambas. Y Jim, siguiendo su consejo y como resultado de esta concesión, sigue teniendo una empresa con tres empleados a tiempo completo pero sin embargo ha llegado a decenas de millones de personas a través de sus libros.

Nuestro camino, nuestra vida entera, está plagada de opciones y oportunidades. Por doloroso que pueda parecer, hacer concesiones incrementa de manera significativa nuestras posibilidades de alcanzar las metas que nosotros deseamos. Una persona esencialista considera las concesiones como una parte inherente de la vida, una oportunidad de crear el mayor impacto en aquello en que decide apostarlo todo. 

Si de veras deseas seguir el camino del esencialista, olvida el «puedo hacerlo todo» y abraza las concesiones como un arma poderosa para generar impacto en aquello que realmente te importa.

Tras el capítulo 2, en que Greg trata de trasladarnos la importancia vital de tomar parte en el rumbo de nuestra vida a través de practicar de forma activa la toma de decisiones y elecciones, en este capítulo 3 encara otro apartado fundamental en lo que se refiere a vivir el auténtico esencialismo: Distingue. O lo que es lo mismo, «separa el grano de la paja».

Aprender a distinguir lo que realmente es esencial en nuestras vidas es fundamental para poder tomar buenas decisiones. De hecho, la tan recomendada (y sin embargo, tan poco integrada en nuestras vidas) práctica de «decir no» se apoya —debería apoyarse— en nuestra capacidad para discernir entre lo esencial y lo no esencial. Si tenemos claro a dónde queremos llegar, qué queremos alcanzar, será mucho más sencillo determinar qué cosas de las que llegan a nuestro radar contribuyen (y a qué nivel) a acercarnos a ese punto. Y sabiéndolo, será más fácil «decir no», cuando en base a ese propósito deba ser no.

La mayor parte de cuanto existe en el universo —nuestras acciones y todas las demás fuerzas, recursos e ideas— tiene poco valor y produce pocos resultados. Por otro lado, pocas cosas funcionan maravillosamente bien y tienen un enorme impacto — Richard Koch

A Greg McKeown le gusta poner ejemplos, y en este capítulo no podía ser menos. Te comparto alguno.

En un relato autobiográfico Greg nos relata como aún siendo niño, se buscó un empleo porque quería ganar algo de dinero. Con su edad, el abanico de opciones no era muy amplio, así que optó por repartir periódicos; una hora repartiendo periódicos a cambio de un salario de una libra, cada día. Era un trabajo duro, y a partir de ese momento comenzó a valorar de otro modo el coste económico de lo que quería comprar simplemente traduciendo el importe a horas de repartir periódicos. Se dio cuenta, además, de que a ese ritmo le costaría un buen tiempo ahorrar para aquellas cosas que quería comprar. 

Dándole un vuelta a cómo mejorar esta situación, pensó que podría lavar los coches de sus vecinos a dos libras por coche, y estimó que podría lavar tres coches por hora. La idea parecía buena, de una relación 1:1 (horas de trabajo, libras cobradas) repartiendo periódicos a otra de 1:6. La lección que esto le enseñó es algo que muchas personas adultas aún no hemos aprendido; ciertos tipos de esfuerzo proporcionan mejores recompensas que otros.

Ya siendo adulto, Greg trabajó en una empresa de consultoría mientras estaba en la universidad, en concreto en el departamento de atención al cliente. Buscando su nivel de contribución más alto (y a la par, el mayor beneficio) detectó que podría dedicar sus esfuerzos a recuperar cuentas de clientes que querían cancelar. En poco tiempo, nos relata que consiguió una tasa de cancelación cero, lo cual le aportó mayor beneficio y también significó que su trabajo se traducía en un valor mayor para la empresa en que trabajaba, que haciendo lo que hacía anteriormente.

Todos estos ejemplos nos llevan a un mismo punto. Tratar de establecer correlación directa entre esfuerzo y resultado es atractivo. Quizá porque desde que éramos pequeñitos y pequeñitas se nos ha inculcado la necesidad de trabajar duro para producir resultados, hemos establecido unas equivalencias que hoy, en pleno s. XXI, no son válidas: a más trabajo duro, mayores/mejores resultados. Centramos nuestros esfuerzos en trabajar más y más duramente, sin dedicar tiempo a pensar si hay modos mejores de hacer lo que hacemos, o si simplemente produciremos mejores resultados haciendo otras cosas y no las que hacemos.

Quizá hayas oído hablar del “Principio de Pareto”, planteado a principios del s. XX por Vilfredo Pareto, que plantea la idea de que el 20% de nuestros esfuerzos producen el 80% de nuestros resultados. Varias décadas después, Josep Moses Juran (uno de los padres del movimiento de la calidad) plantea en su libro Manual de control de calidad expandió esa idea y la denominó “Ley de las pocas cosas vitales”, llegando a la conclusión de puedes mejorar en gran medida la calidad de un producto resolviendo un pequeño porcentaje de los problemas que plantee. Japón, país que por aquellos tiempos se había forjado una mala reputación comercializando productos de mala calidad a bajo coste, consiguió haciendo de este princípio una máxima que la frase “Hecho en Japón” transmitiese un mensaje totalmente diferente, y consiguió consolidarse como una potencia económica global.

La realidad es que vivimos en un mundo en que muchas cosas apenas tienen valor, y muy pocas cosas son excepcionalmente valiosas. El no esencialista lo ignora y piensa que casi todo es esencial, mientras que el esencialista sabe distinguir las pocas cosas vitales de las muchas triviales. Esencialista es aquella persona que dice no a lo bueno, para decir sí a lo extraordinario. Desarrollar esta forma de pensar y aplicarla a las áreas de nuestra vida personal y profesional no es sencillo; Exige un cambio de mentalidad. Pero es posible. Si quieres contribuir y aportar a tu máximo nivel, distingue.

Tras la introducción del capítulo 1, nos adentramos en la primera parte del libro cuyo principal objetivo es ayudarnos a definir qué es lo esencial en nuestra vida. A lo largo de este segundo capítulo, Elige, y del tercero y cuarto, Greg nos guiará a través de las ideas y personas que nos empujan al no esencialismo, hacia la lógica fundamental esencial.

El título de este segundo capítulo ya nos da pistas de hacia dónde quiere llevarnos a lo largo de su lectura; Elige: El poder invencible de la elección.

Lo que nos hace humanos es nuestra capacidad de elegir – Madeleine L’Engle

El autor comienza con un relato autobiográfico, llevándonos a un momento concreto de su pasado y centrándose en un acontecimiento muy concreto; una frase que alguien le dice actúa como disparador llevándole a plantearse porqué está haciendo lo que hace, si es realmente lo que desea hacer, y qué circunstancias le han hecho llegar a ese punto exacto de su vida. Y por medio de este análisis, llega a la interesante conclusión de que…

La capacidad de elegir no es algo que alguien te pueda quitar, ni siquiera que puedas ceder… aunque es algo que puedes olvidar – Greg McKeown

No tenemos poder sobre las opciones que se nos presentan, pero sí podemos elegir. Sin embargo, en muchos casos (y cada vez más) no lo hacemos, llegamos a olvidar nuestra capacidad de elegir y nos mantenemos al margen, como meros(as) espectadores(as) frente a nuestras propias elecciones.

¿Cómo crees que olvidamos nuestra capacidad para elegir?

Pues Greg apoya su discurso sobre unos datos (un experimento) que voy a compartir contigo, porque me han parecido muy interesantes y reveladores.

En la segunda mitad del s. XX, los Sres. Martin Seligman y Steve Maier llevaron a cabo un experimento con pastores alemanes. El experimento constó de dos fases.

En la primera de ellas, se dividió a los animales en tres grupos y se les colocaron unos arneses a través de los cuales se les podían transmitir pequeños choques eléctricos. Al primer grupo, se les aportó además una palanca, de modo que si la accionaban, los choques cesaban. Con el segundo hicieron lo mismo, pero con una trampa; la palanca no funcionaba y aunque la accionasen los choques no se detenían. Y al tercer grupo, simplemente no le aplicaron choques eléctricos. 

En la segunda parte del experimento, lo que hicieron fué colocar a todos los canes en unas cajas grandes con una divisoria en el centro. La base de la caja transmitía choques eléctricos, pero solamente en el lado que les colocaban inicialmente; si traspasaban la divisoria y cruzaban al otro lado, no había choques.

El resultado fué sorprendente. Los animales que en la primera fase no recibieron choques, o los que fueron capaces de detenerlos por medio de la palanca, consiguieron cruzar al lado sin choques de la caja. Sin embargo los que no pudieron detener los choques en la primera fase, en la segunda se quedaron parados, recibiendo los choques y asumiendo que no podrían hacer nada por detenerlos. Se resignaron.

A los seres humanos nos ocurre lo mismo; un niño que en edades tempranas tiene problemas con las matemáticas, termina generalmente antes o después por resignarse a ello y rendirse. Los autores del experimento calificaron esta respuesta como “indefensión aprendida”.

¿Te has resignado, asumiendo que no puedes elegir?

Es muy importante que no olvidemos nuestra capacidad de elegir, cuando lo hacemos aprendemos a mantenernos indefensos frente a las circunstancias como si nuestra responsabilidad frente a todo aquello que ocurra sea nula, del mismo modo que nuestra participación en el hecho que haya acontecido. Tirar la toalla es cómodo, pero casi nunca resulta en aquello que deseamos. Si permitimos que nos quiten nuestro poder de elegir, nos convertiremos en el resultado de las elecciones de otras personas, y ese es el camino del no esencialista.

En resúmen, para “hacer con propósito” primero debemos tomar decisiones y elecciones con propósito, y para ello es absolutamente necesario que nunca olvidemos nuestra capacidad para decidir y elegir. Sin ella, no seremos más que marionetas a merced de nuestra “indefensión aprendida”.

Después de la introducción, comenzamos en esta entrada el análisis del libro Esencialismo de Greg McKeown, y lo hacemos por el capítulo 1: El Esencialista.

En este primer capítulo, el autor nos dibuja el cuadro completo a modo de resumen introductorio, para ir luego a lo largo del libro entrando en mayor detalle sobre todos los términos y procesos que describe aquí. 

Comienza con un ejemplo muy representativo, una breve historia ganadora, porque Greg sabe perfectamente que quien sea que esté leyendo su libro no va a quedarse indiferente ante la historia de Sam Elliot. ¿Y quién es Sam? Pues Sam es un ejecutivo con quien seguro que te identificarás de un modo u otro.

¿A quién no le gusta decir «Sí»? Sí a nuevos proyectos, sí a las peticiones de tus compañeros/as… el problema es que cada «Sí» trae consigo un «No» a alguna otra cosa. Sam tuvo que aprender esto del peor modo. Demasiados sies que trajeron como consecuencia un radical descenso en la calidad de su trabajo, y que convirtieron al estrés en una constante en su vida. Al momento de tocar fondo, un mentor le recomienda que reserve sus síes para aquellos temas esenciales y que decline sin miedo todo lo demás. Y Sam llevó este consejo a la práctica. Comenzó a corresponder con noes a todo aquello que no le aportaba, a reuniones innecesarias o a largas cadenas de correos electrónicos que realmente no eran de su competencia e interés. Y el mundo no se desmoronó. A medida que el tiempo pasaba, cada vez era más y más exigente con las cosas que dejaba entrar en su vida. Comenzó a descansar, comenzó a dedicar tiempo a su familia y comenzó a trabajar sobre aquellos aspectos donde su nivel de contribución era más alto, generando mejores resultados. Este consejo y su puesta en práctica le llevó a resurgir de sus cenizas y llegar a alcanzar su mejor momento, tanto a título personal como profesional.

¿Te identificas con ese Sam que se dejó arrastrar por la complacencia? ¿Te falta tiempo para hacer todo aquello con lo que te comprometes? ¿Te comprometes sin haber pensado, realmente, si debes hacerlo? ¿Sientes que entregas tu día a labores menores que aportan poco o ningún valor? ¿Te sientes frustrado/a?

La solución que Greg McKeown te propone es seguir el camino del esencialista.

¿Y qué es exáctamente el esencialismo en palabras del autor? Pues según Greg, el camino del esencialista se centra en la búsqueda disciplinada del «menos pero mejor». En sus propias palabras, “Significa buscarlo [el «menos pero mejor»] de manera disciplinada. El camino del esencialista no consiste en hacer propósitos de Año Nuevo, de decir no con más frecuencia, de limpiar tu bandeja de entrada, ni de dominar alguna nueva estrategia de administración del tiempo. Consiste en hacer una pausa constantemente para preguntarte: «¿Estoy invirtiendo en las actividades adecuadas?»”. El esencialismo no consiste en hacer más cosas, consiste en hacer las cosas adecuadas.

En contraposición, en este capítulo introductorio el autor también nos habla del camino opuesto, el camino del no esencialista. Para ayudarnos a ver más claramente las diferencias, inicia esta parte con un ejemplo autobiográfico en que nos relata cómo habiendo su esposa dado a luz apenas unas horas antes y con su bebé recién nacido, abandonó el hospital para acudir a una reunión con un cliente. Una experiencia que le marcó, no solo por haber tomado una decisión incorrecta tal como reconoce, sino porque pudo incluso notar en la reacción de su cliente que ni siquiera él mismo se encontraba cómodo ante tal situación. De aquella experiencia, cuenta Greg que extrajo una valiosa lección:

Si no estableces las prioridades en tu vida, alguien lo hará por tí.

Desde ese momento, comenzó a sentir curiosidad y a investigar el porqué de que personas inteligentes y exitosas se vean llegar a los límites, consumidas y abrumadas por querer abarcarlo todo. Identificó además cuatro fases a las que denominó «la paradoja del éxito», en que la búsqueda del éxito puede convertirse en un catalizador del fracaso. Dichas fases pasan por, primeramente, obtener algún tipo de éxito que generará una buena reputación. A causa de ella, los demás acudirán a nosotros en busca de ayuda, que brindaremos haciendo que se nos presenten cada vez más opciones y oportunidades. Esa creciente oferta (y nuestro compromiso con ella) hace que nuestros esfuerzos se diluyan, y nos dispersemos cada vez más. Finalmente, vernos abrumados reduce la calidad de todo aquello que hacemos, nos distrae de nuestro nivel de contribución más alto, y hace que perdamos el foco en nuestro propósito.

Se trata de «la búsqueda indisciplinada de más», opuesta a «la búsqueda disciplinada de menos» que el esencialismo propone.

¿Porqué nos ocurre esto? Según el autor, hay varios motivos que constantemente tratan de alejarnos del camino del esencialista; el incremento exponencial de decisiones que diariamente debemos abordar, una fuerte (y creciente) presión social sobre las decisiones que tomamos, o la errada percepción de que somos capaces de «hacerlo todo» o «tenerlo todo». Como antídoto a estos males, nos recuerda por medio también de algún ejemplo que llegará un día en que nos arrepentiremos de haber vivido la vida que otros esperaban para nosotros, sin haber sido fieles a nosotros/as mismos/as.

Greg McKeown nos propone que sigamos un flujo por medio del cual llegaremos a pensar y actuar como verdaderos esencialistas. Para ello, sugiere que definamos lo esencial en nuestras vidas, que exploremos y evaluemos para separar las muchas cosas triviales de las pocas vitales, que eliminemos todas esas cosas triviales de nuestras vidas, y que centremos nuestros esfuerzos en eliminar obstáculos para que la ejecución se lleve a cabo sin fricción.

Como última parte y cierre de este capítulo, el autor se ha reservado una llamada a la acción, una buena cantidad de preguntas que ponen de manifiesto que realmente vivimos inmersos/as en trivialidades que agotan nuestra capacidad para avanzar hacia aquello que realmente nos importa.

Con esto llegamos al final del capítulo, una muestra de lo que nos reservan los siguientes.

¿Qué impresión te llevas de este adelanto? Sin entrar en demasiado detalle y al margen de algún que otro excelente consejo (como el nunca suficientemente reivindicado decir «No» por defecto), el esencialismo tal como su autor lo describe se centra en «la búsqueda disciplinada de menos pero mejor». «Hacer con propósito», se lee últimamente. Descubrir, clarificar, concretar, afianzar, o ser capaz de plasmar por escrito ese propósito para luego poder evaluar en qué medida lo que hacemos cada día nos acerca o nos aleja del mismo es un paso de gigantes que nos ayudará mucho a tomar las decisiones adecuadas con convicción. Es un ejercicio de autoconocimiento muy gratificante. Veremos lo que nos reserva Greg para los próximos capítulos.

Los pasados días 16, 17 y 18 de diciembre de 2019 tod@s los nodos de OPTIMA LAB hemos vuelto a reunirnos en Navacerrada (Madrid). De nuevo junt@s, en esta ocasión para las XIV Jornadas OPTIMA LAB. Decimocuartas para OPTIMA LAB y terceras para mí.

Como es habitual, tod@s los nodos publican estos días —en esta ocasión con algo de retraso, debido al parón navideño— sus crónicas de las Jornadas. David, Jordi, José Miguel, Laura, Marta, Paz, yo mismo… Espera, ¿Laura? Así es, Laura. Si en nuestras anteriores Jornadas se incorporó Marta, en estas lo ha hecho Laura Sastre. Laura será, a partir de ahora, la persona responsable de la actividad de OPTIMA LAB en Latinoamérica, una extensión que seguro que nos dará pie a poder compartir mucha información con vosotr@s en las próximas semanas, y meses.

Personalmente, ha sido un enorme placer poder compartir Jornadas con ella. Su incorporación ha supuesto, como ya pasó con Marta en las anteriores Jornadas, una buena inyección de vitalidad y «buenrollismo» que ha contagiado a la red.

Como te contaba, tod@s los nodos están haciendo públicas sus crónicas. Cada una de esas crónicas es una particular visión de lo que hemos vivido estos tres días. Y yo voy a centrarme en la mía, porque en esta ocasión me he traído una sensación que me ha dado para varias sesiones de análisis —y autoanálisis— posterior.

Hemos hecho lo que hemos hecho, apoyándonos como es habitual en nuestros tableros en Trello. Hemos compartido y analizado cifras de negocio y facturación, más sorprendentes a cada período que pasa. Hemos analizado la distribución interna de roles adoptada en nuestras anteriores Jornadas, extraído conclusiones e identificado pequeñas correcciones a seguir. Hemos hablado de la ampliación territorial a Latinoamérica y puesto en común el excelente trabajo que ya lleva meses desarrollándose en ese sentido. Hemos recordado qué es y qué implica la Consultoría Artesana. Hemos repasado nuestros estándares, y hemos analizado con gran detalle alguna situación complicada vivida en los últimos meses que, particularmente, me ha resultado un ejercicio increíblemente enriquecedor. Hemos hablado de algunos de nuestros procesos internos, y buscado áreas de mejora. Hemos hablado sobre «ownership». Hemos desayunado, comido, y cenado junt@s. Hemos charlado, nos hemos conocido un poco mejor. Nos hemos reído mucho. Nos hemos preguntado, y nos hemos dado respuestas. Nos hemos contado anécdotas y nos hemos puesto motes cariñosos. Y nos hemos cuestionado, y nos hemos retado. Nos hemos ilusionado pensando en el futuro, y nos hemos comprometido para traer ese futuro a nosotr@s.

Pasadas las Jornadas y cogiendo altura, viendo el conjunto y no cada detalle particular, solo alcanzo a ver una nube con una gran palabra impresa en mayúsculas en el centro: PASIÓN. Nada de lo que OPTIMA LAB ha hecho ni logrado, ni nada de lo que está haciendo y logrando, ni nada de lo que está por hacer y logrará, sería posible sin pasión.

Durante estos días he visto, oído y sentido a personas que aman lo que hacen. Personas que saben que ofrecen algo que vale mucho más de lo que cuesta, personas que saben que un cambio a mejor es posible. Esa pasión es el motor que empuja hacia un propósito común; Es el germen del que brotan ilusión, motivación, compromiso, constancia, «ownership», y en definitiva todos los ingredientes necesarios para conseguir resultados en mayúsculas bajo los más exigentes estándares. Pasión por saber más, para facilitar mejor.

Las cifras de negocio, los NPS’s, y todo el resto de indicadores medibles, no son un fin en sí mismo. Son simples indicadores de cuán viva sigue la llama de esa pasión. Y nuestras Jornadas, en este caso las XIV, no son sino reflexión y búsqueda de respuestas a cómo mejorar lo difícilmente mejorable. Porque si amas algo, nunca es suficiente.

Como habrás visto, hay unas fotos tremendamente chulas acompañando a esta crónica. Se las debemos a Iris, que durante una de las jornadas se ha mantenido firme en su búsqueda por capturar la magia de los momentos. ¡Ah! Y este vídeo…

Me encanta este vídeo. ¿No crees que ratifica por completo que somos felices haciendo lo que hacemos?

Comienzo una nueva serie en el blog, y lo hago a través del análisis de un libro que me encanta. De hecho, desde mi primer contacto con este libro (en inglés), supe con toda certeza que escribiría sobre él. Se trata de «Esencialismo» de Greg McKeown (o «Essentialism», versión original en inglés).

No sé si lo conoces, pero si no lo has leído te recomiendo que lo hagas (además así, podríamos intercambiar impresiones en los comentarios de las entradas). 

En esta primera entrada introductoria voy a contarte además, un poco por encima, cuál ha sido la historia de este libro (en formato físico) que tengo justo al lado de mi ordenador mientras escribo.

La sabiduría de la vida consiste en eliminar lo que no es esencial. Lin Yutang

Cuando el libro cayó por primera vez en mis manos, y antes de leerlo, tuve sentimientos encontrados. El libro me gustó, no puedo negarlo. Me gustó mucho. Simplemente cuando lo cogí y abrí, me dí cuenta de un detalle; o el libro no era lo que yo esperaba, o simplemente no era «lo que otros pretendían que fuese». Me explico.

Lo considero un libro muy interesante que (casi seguro) dejará un agradable a dos tipos de lector/a; bien a quien tiene las ideas claras y sabe lo que tiene entre sus manos, o bien a alguien que no tiene nociones ni conocimientos fundamentados en el campo de la efectividad. Las personas que se encuentren en medio de ambos mundos, podrían llegar a experimentar un sentimiento agridulce, fundamentalmente a causa de haberse creado (si es el caso) unas expectativas erróneas. 

Y es una lástima, porque esto podría haberse evitado. De hecho, no tiene nada que ver con la obra en sí misma, sino con (a mi juicio) una bastante mejorable estrategia de venta. En la versión física en castellano, en la parte interior de la portada, rezan varias frases: ¿Alguna vez te has sentido abrumado? ¿Sientes que estás al mismo tiempo trabajando más, y no estás siendo aprovechado? ¿Estás continuamente ocupado pero no eres productivo? ¿Sientes como si tu tiempo estuviera constantemente secuestrado por la agenda de otras personas? 

Estas preguntas me resultan familiares, y no, si has respondido «sí» a una o varias de esas cuestiones, no encontrarás la solución en «Esencialismo» como a continuación el libro promete. Sí en una obra como «Organízate con eficacia» de David Allen y la metodología que presenta, GTD®, si tu compromiso contrarresta nuestra reticencia al cambio. Pero no en «Esencialismo», que sí puede ser un complemento magnífico pero nunca sustituto.

Esto no quiere decir que sea un mal libro, solo que su virtud no radica en dar solución a ese tipo de situaciones. Su virtud es otra, y verlo desde esta perspectiva es (en mi caso) la diferencia entre considerarlo un buen libro, o una decepción.

«Esencialismo» es un libro plagado de buenos consejos, muy motivador, que te ayudará a ver desde otro punto de vista muchas de las situaciones cotidianas. Te cuestionará y te ayudará a enfrentarte a tu «yo que sobre-complica», a tu «yo consumista», o a tu «yo a la deriva» que se deja arrastrar por el entorno sin ningún tipo de rumbo. Durante la obra se van exponiendo ejemplos sobre qué haría, qué pensaría o cómo se comportaría un esencialista frente a un no-esencialista. Es muy ameno de leer, y de releer.

Inicialmente, yo me leí la versión electrónica en inglés. Me gustó mucho, así que me decidí a buscar la edición impresa. Creo que no te he hablado nunca acerca de este detalle; me encanta leer los libros en papel, en formato físico, pero sin embargo es un formato mucho menos cómodo en todos los sentidos. Por ese motivo, siempre suelo hacerme con la versión digital de los libros que decido leer, que puede acompañarme a todo lugar sin ocupar espacio ni sumar peso en mi mochila, pero cuando uno me gusta mucho y sé que querré releerlo, lo busco en formato físico. Hay quien colecciona tazas… pues a mí me gusta tener una biblioteca física con las obras «de cabecera».

Por desgracia, no conseguí encontrar una edición impresa en castellano porque estaba descatalogado, así que lo conseguí en inglés. Y meses después (más de un año), el azar me llevó a la página web de una librería de California donde me encuentro casualmente (porque no estaba buscando este libro) que tienen un par de ejemplares en castellano, así que ni corto ni perezoso hice un par de gestiones y pocas semanas después lo tenía en mi casa.

Si te animas a leerlo, no tendrás problemas para encontrarlo en las principales tiendas en formato electrónico (Kindle, Libros de Apple, etc.). ¿Te animas y lo analizamos junt@s?

Esta semana voy a dedicar mi artículo a mostrarte un pequeño «tip» que podría serte útil en tu vida cotidiana. Se trata de un pequeño manual para que puedas confeccionar un comando personalizado para tu Google Assistant, de modo que si le pides «Ey, Google, captura artículo receta» te envíe un correo electrónico con eso que quieres sacar de tu cabeza pero no quieres olvidar, en este caso «artículo receta».

Como sabes, Capturar es el primero de los cinco pasos del flujo de trabajo en la metodología GTD®. Sacar de nuestra cabeza todo aquello que llama nuestra atención, sin exponernos además a olvidarlo, es un hábito productivo con una impactante y gratificante repercusión en tu día a día, seas o no practicante de la metodología.

Para poder hacerlo, debemos contar con herramientas que nos permitan capturar en todo lugar y momento, idealmente del modo más rápido y sencillo posible, para minimizar al máximo la fricción y por tanto posibilidad de no hacerlo.

Este modo concreto de capturar, por medio de voz (sin tener que hacer nada más) y recibiendo esta captura en mi bandeja de entrada del correo electrónico (bandeja a la que trato de redirigir todas mis capturas cuando me es posible, para tratar de reducirlas al máximo) se ha convertido en uno de mis favoritos de los últimos meses. Tanto, que aunque ya tenía alguno, me he hecho con algún altavoz inteligente más aprovechando las magníficas ofertas del pasado Black Friday (ya tenía pensado ampliar mi flota de Google Home Minis, porque en casa nos encantan para escuchar música o podcasts de forma muy cómoda, pero poder darles este uso ha sido el detonante definitivo).

Para utilizar este método de captura no es necesario que dispongas de un altavoz inteligente, cualquier dispositivo que incorpore Google Assistant es válido (tu teléfono con Android, un altavoz inteligente, un smartwatch, un chromebook, etc.).

Para crear el comando, será necesario que dispongas de una cuenta de Google, una cuenta de IFTTT, y que autorices a IFTTT a recibir datos de tu cuenta de Google.

Creando la receta en IFTTT

Dado que este comando («Captura») no existe como tal para Google Assistant, lo que vamos a hacer es crearlo haciendo uso del servicio IFTTT.

En nuestra página de IFTTT, debes crear tu cuenta si no la tiene, y una vez accedido al servicio, hacer click en el icono de la foto en el margen superior derecho y «create» en el menú contextual que aparece. La web te redirigirá a una página que luce como la siguiente captura.

Al hacer click en el «+», se te pedirá vincular el primer servicio. Hay que buscar ayudados por la barra de búsqueda, «Google Assistant» y hacer click en el servicio.

El servicio te redirigirá a una segunda página donde (esto es importante) deberemos elegir la tercera opción, denominada «Say a phrase with a text ingredient».

En la última página para configurar Google Assistant, debes aportar varios datos. Te dejo el ejemplo de mi receta, deberías rellenarlo prácticamente igual (salvo que te responda con mi nombre, claro!).

Ya tienes la primera parte de la receta, vamos a por la segunda. Al terminar de configurar la parte de Google Assistant, el servicio te redirigirá de nuevo a la página de confección de tu receta para solicitarte que configures tu segundo servicio, qué ocurrirá cuando le pidas a Google Assistant que capture algo.

De nuevo hay que hacer click en el «+», y en este caso buscaremos «Email», y a continuación «Send me an email».

Puedes configurar como desees esta parte, dependiendo de ella el email que recibas se verá de un modo u otro. Yo la tengo configurada como puedes ver en la siguiente imagen.

Ya solo te queda hacer click en el botón de «Save» (Guardar) y podrás comenzar a utilizar tu nuevo comando con Google Assistant.

Yo la utilizo mucho. La utilizo en mi mesa de escritorio, con el altavoz inteligente, o mientras estoy en el sofá, o caminando por casa. También mientras conduzco, con el móvil (el móvil debe estar desbloqueado, puedes configurar que se desbloquee automáticamente cuando estás en casa, o cuando se conecta al mano libres de tu coche).

¿Cómo funciona en el día a día?

Pues, si… «Ey, Google, captura artículo receta»… 

Entonces…

Así de sencillo. ¿Te animas a probarlo?

En esta nueva entrada de la serie sobre OmniFocus y GTD® voy a contarte cual es el flujo que sigo para aclarar mis bandejas de entrada.

Lo hago siempre del mismo modo, sea cual sea la bandeja que esté aclarando, por lo que me centraré en poner un par de ejemplos que seguramente serán de los más comunes: la propia bandeja de entrada de OmniFocus, y la bandeja de entrada del correo electrónico.

Como verás, el flujo es prácticamente idéntico en uno u otro caso.

Flujo para aclarar la bandeja de entrada en OmniFocus

Como ves en la imagen superior, hago uso de la función de entrada rápida que OmniFocus ofrece y que se activa mediante un atajo de teclado. En mi caso, el atajo es «control» + «option» + «barra espaciadora» (creo que este atajo es, además, el que viene por defecto).

Si no has utilizado nunca la entrada rápida, o quieres cambiar el atajo, puedes hacerlo desde el pop-up de configuración de OmniFocus, en su pestaña «General».

Una vez «enfrento» la bandeja de entrada dispuesto a ponerme a Aclarar y Organizar su contenido, comienzo por la primera cosa de la lista, de arriba a abajo, y aclaro/organizo/tacho captura, ítem a ítem, hasta finalizar.

En el ejemplo de la foto del encabezado, mi captura es «llaves casa». Hemos decidido darle un juego de llaves de casa propio a mi hijo, no porque realmente lo necesite aún, sino como refuerzo, apoyo y confianza a las nuevas responsabilidades que va adquiriendo con la edad. 

Tengo claro «qué significa para mí», y tengo claro que «requiere acción».

¿Cuál es mi Siguiente Acción (el primer paso físico y visible que puedo dar para avanzar)? Pues el primer paso es coger la tarjeta de seguridad en casa, porque cuando vaya a pedir la copia de la llave me pedirán esta tarjeta y no podré hacerla si no la tengo. ¿Puedo hacer algo más? Pues sí, puedo comprar pilas para un mando de la cerradura electrónica, porque ya tengo mandos sobrantes pero no tienen pilas. ¿Puedo ponerme en @recados ir a solicitar la llave? Pues no tiene mucho sentido, hasta que tenga la tarjeta, ¿no?

Bien, pues hasta aquí los pasos físicos y visibles que puedo dar por ahora. No puedo dar por tachada mi captura con estas dos Siguientes Acciones, así que anotaré mi Proyecto en mi lista.

Si te fijas, una vez redactas tu Siguiente Acción en la ventana de entrada rápida, a golpe de tabulador puedes indicar a qué lista debe ir (y según escribes, OmniFocus te sugerirá alternativas de entre tus listas ajustadas al texto que vas introduciendo). Si tras esto pulsas «Intro», la ventana de entrada rápida se cierra y cada ítem que hayas anotado estará organizado en la lista que le hayas solicitado. Pero si quieres redactar más Siguientes Acciones, o un Proyecto, puedes pulsar «Intro» mientras mantienes pulsada la tecla «control». De este modo, en vez de cerrarse la ventana te llevará a una nueva línea bajo la que has editado, de forma que puedes introducir varios ítems en una misma ventana sin necesidad de estar disparando el pop-up de captura rápida una vez tras otra.

Captura aclarada, así que ya podría tacharla y pasar a la siguiente.

Flujo para aclarar la bandeja de entrada en Gmail

Para el correo electrónico, el flujo es idéntico.

Yo uso Gmail y lo consulto desde su propia web, por lo que con el correo electrónico en cuestión en pantalla, puedo lanzar el pop-up de entrada rápida de OmniFocus y redactar mi/s Siguiente/s Acción/es (y Proyecto si es el caso).

Si considero interesante tener a mano el correo electrónico como material de soporte, simplemente tengo que copiar la dirección de la barra de direcciones del navegador y adjuntarla a las notas. Rápido, simple, sin grandes florituras pero eficaz.

Como has visto a lo largo de anteriores entradas, esta inclusive, el uso que hago de OmniFocus en absoluto aprovecha las excepcionales capacidades técnicas que ofrece la aplicación. Hubo una época pasada en que sí me encantó experimentar con scripts, crear los por entonces llamados Workflows (ahora Atajos en iOS) para enviar contenido en formato Taskpaper a OmniFocus, crear plantillas que ponían a golpe de un tap desde el móvil crear un complejo proyecto con infinidad de material asociado… todo interesante e incluso divertido desde mi «yo» friki y cacharrero, pero un verdadero agujero negro desde el punto de vista de mi «yo» efectivo.

Y precisamente introduzco estos dos puntos de vista por un motivo; mi «yo» friki podría escribir 20 entradas más de esta serie, pero mi «yo» efectivo me dice que las escritas son suficientes. Si lo hiciera, esas entradas tendrían mucho más de OmniFocus que de GTD® y ambos sabemos que es mucho menos interesante 😉