OmniFocus y GTD®: La perspectiva «Siguientes Acciones»

Continuamos con la serie sobre OmniFocus y GTD®. Tras haber analizado la vista «Previsión» la pasada semana, esta le toca el turno a otra vista personalizada («Perspectiva», según las denomina OmniFocus) que en este caso sí es una vista confeccionada por mí, la perspectiva «Siguientes Acciones». Esto quiere decir que, al contrario de lo que ocurría con «Previsión», esta vista no viene preconfigurada y por tanto es necesaria la versión Pro del software para poder crearla y utilizarla.

La vista de «Siguientes Acciones» es mi campo de trabajo diario, es la que (junto a las «Agendas» y los «Checklists») consulto repetidamente a lo largo de cada jornada, laboral o no, para revisar qué hacer en cada momento.

OmniFocus y GTD®: Perspectiva «Siguientes Acciones»

En esta vista, como puedes apreciar en la imagen, básicamente dispongo de todas mis listas de Siguientes Acciones que ya vimos en la entrada dedicada a mi estructura básica, con algunos detalles.

Un detalle es que las listas aparecen en el mismo orden definido allí, y cada una bajo su correspondiente directorio. Otro, es que las listas que no contengan ningún ítem asociado no aparecen, para eliminar ruido (si la lista @ Ruralvía estuviese vacía, no se mostraría).

Un detalle más, es que la información que se muestra de cada ítem está cuidadosamente escogida; solo se muestra, a la derecha del todo, el botón de las notas. Nada más, ni fechas, ni etiquetas (que ya no utilizaba, pero las utilicé en el pasado), ni nada. Es ruido.

Si utilizas etiquetas (que pueden ser una excelente alternativa para filtrar) recuerda hacerlo siempre con sentido, y ocultarlas de la vista siempre que no sean necesarias.

Este es el modo que más encaja con mi forma de trabajar de los que he probado a lo largo del tiempo; puede estar todo, o no estar nada. Las secciones pueden expandirse o contraerse por completo (en el menú «Visualización», puedes «Expandir todo» o «Contraer todo», y asignar además un atajo de teclado a cada una de las opciones). Entre una y otra opción, puedes expandir o contraer parcialmente al gusto.

Si deseas enfocarte en una lista concreta y no ver nada más, puedes hacerlo seleccionándola en la barra lateral o a través de la barra de herramientas de la aplicación (botón «Enfoque»).

También puedes ver dos o más listas a la vez y eliminar todo lo demás, marcándolas en la barra lateral mientras mantienes pulsada la tecla «Command ⌘».

En definitiva, esta vista confecciona un panel donde es sencillo ver solamente lo que deseas ver en cada momento, tratando de eliminar completamente toda la información no necesaria.

OmniFocus y GTD®: Perspectiva «Siguientes Acciones»

El modelo organizativo de los cuatro directorios

Como has visto, he organizado las listas en cuatro categorías (o directorios) principales: Herramientas, Entorno, Comunicaciones y Lugares.

Por un lado, es una disposición que me ayuda a ir más rápidamente a donde deseo ir, y por otro esta disposición hace más sencillo no tener «tanto a la vista». Me gusta poder tener a la vista más de una lista a la vez cuando considere, pero también me gusta (al lado inverso) poder quitar de mi vista aquello que no quiero estar viendo.

Por otro lado, alguna de estas disposiciones obedecen a más que a eso:

En «Entorno» dispongo de dos listas prácticamente opuestas en muchos sentidos, pero cuyo principal factor limitante está fundamentalmente condicionado por el entorno. Mientras en una organizo lecturas o revisión de documentos para aportar feedback o validar más sencillas y livianas, en la otra organizo Siguientes Acciones que requieren de un alto nivel de energía y un entorno tranquilo que facilite que pueda concentrarme.

En «Comunicaciones» organizo listas que, básicamente, se centran en herramientas de comunicación; el email, aplicaciones varias de mensajería, etc. Disponer de una categoría entregada a este apartado para mí tiene todo el sentido (aunque sigan siendo herramientas). Esto se debe a que, en mi caso que soy una persona más bien reservada e introvertida, no es lo mismo trabajar sobre Siguientes Acciones «en privado» (esto es, escribir un informe, imprimir documentos, hacer pagos vía banca online o archivar recibos) que interactuar con otras personas, aunque sea de un modo asíncrono (escribir un email, escribir o responder un mensaje en Slack, etc.). Hay ocasiones en que tengo más ganas de A, y otras en que me apetece más B, y aunque reviso todas mis listas de Siguientes Acciones a diario y no es este un factor decisivo como tal a la hora de elegir qué hacer en cada momento, sí he llegado a la conclusión de que aprovechar esas «ganas» en su justa medida tiene en muchas ocasiones una repercusión excelente tanto en los resultados, como en mantener unos niveles de energía adecuados a lo largo de mi jornada. 

Cuidado con caer en el «hacer lo que me más me apetece», no es lo mismo. GTD® indica claramente cuáles son los factores limitantes a tener en cuenta a la hora de elegir qué hacer en cada momento, y el orden en que aplican: herramienta/lugar/persona disponible – tiempo disponible – energía disponible – prioridad. En ese orden. Y «lo que me apetece hacer ahora» es solo un ingrediente más de la receta del último criterio, la prioridad. Solo debe permitírsele cobrar el protagonismo que deba tener; en ocasiones será más, y en ocasiones menos. 

Con esto llegamos al fin de la revisión de esta vista. Te espero la semana próxima en el próximo artículo de la serie, y entretanto, si tienes dudas o deseas aportar tus impresiones, por favor déjame un comentario debajo de estas líneas.

5 respuestas a “OmniFocus y GTD®: La perspectiva «Siguientes Acciones»”

  1. Siempre claro, Sergio, gracias!!!!
    Como yo no uso el sistema como lo tienes diagramado tu espero ansioso el momento de las AREAS DE RESPONSABILIDAD… ya que yo uso las carpetas para ubicar las áreas de responsabilidad…

    Abrazo

    • spantigaramos dice:

      Hola, Matías
      Pues… escribiré sobre las Áreas de Responsabilidad cuando termine la serie, prometido.
      En OmniFocus no las implemento de ningún modo.
      Un abrazo.

  2. Julio Valenzuela dice:

    Sergio hola, felicitaciones y gracias por compartir tu experiencia con OF. Me gustaría saber cómo relacionas las próximas acciones con los proyectos ya que en tu setup están separados.

    Saludos

    • spantigaramos dice:

      Hola Julio,
      Pues del modo más simple posible, con un correcto enunciado en ambos casos.
      Cuando revisas, es muy sencillo relacionar «Buscar en la web de Salvador Bachiller un portafolios de piel, seleccionar y anotar los 3 modelos que más me gusten para pedirle feedback a Karla como regalo de cumpleaños para Pedro» y «He conseguido entregarle un regalo a Pedro en su cumpleaños el 27/12».
      Nombrar adecuadamente es increíblemente útil en muchos sentidos, uno de ellos este.
      Saludos.

  3. Uhhhh, me has matado con no usar las Áreas de responsabilidad… ja! Y yo que me hice líos generando el habito de anotarlas para las revisiones!!!!
    Gracias por responder.

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