OmniFocus y GTD®: Flujo para Aclarar

En esta nueva entrada de la serie sobre OmniFocus y GTD® voy a contarte cual es el flujo que sigo para aclarar mis bandejas de entrada.

Lo hago siempre del mismo modo, sea cual sea la bandeja que esté aclarando, por lo que me centraré en poner un par de ejemplos que seguramente serán de los más comunes: la propia bandeja de entrada de OmniFocus, y la bandeja de entrada del correo electrónico.

Como verás, el flujo es prácticamente idéntico en uno u otro caso.

Flujo para aclarar la bandeja de entrada en OmniFocus

Como ves en la imagen superior, hago uso de la función de entrada rápida que OmniFocus ofrece y que se activa mediante un atajo de teclado. En mi caso, el atajo es «control» + «option» + «barra espaciadora» (creo que este atajo es, además, el que viene por defecto).

Si no has utilizado nunca la entrada rápida, o quieres cambiar el atajo, puedes hacerlo desde el pop-up de configuración de OmniFocus, en su pestaña «General».

Una vez «enfrento» la bandeja de entrada dispuesto a ponerme a Aclarar y Organizar su contenido, comienzo por la primera cosa de la lista, de arriba a abajo, y aclaro/organizo/tacho captura, ítem a ítem, hasta finalizar.

En el ejemplo de la foto del encabezado, mi captura es «llaves casa». Hemos decidido darle un juego de llaves de casa propio a mi hijo, no porque realmente lo necesite aún, sino como refuerzo, apoyo y confianza a las nuevas responsabilidades que va adquiriendo con la edad. 

Tengo claro «qué significa para mí», y tengo claro que «requiere acción».

¿Cuál es mi Siguiente Acción (el primer paso físico y visible que puedo dar para avanzar)? Pues el primer paso es coger la tarjeta de seguridad en casa, porque cuando vaya a pedir la copia de la llave me pedirán esta tarjeta y no podré hacerla si no la tengo. ¿Puedo hacer algo más? Pues sí, puedo comprar pilas para un mando de la cerradura electrónica, porque ya tengo mandos sobrantes pero no tienen pilas. ¿Puedo ponerme en @recados ir a solicitar la llave? Pues no tiene mucho sentido, hasta que tenga la tarjeta, ¿no?

Bien, pues hasta aquí los pasos físicos y visibles que puedo dar por ahora. No puedo dar por tachada mi captura con estas dos Siguientes Acciones, así que anotaré mi Proyecto en mi lista.

Si te fijas, una vez redactas tu Siguiente Acción en la ventana de entrada rápida, a golpe de tabulador puedes indicar a qué lista debe ir (y según escribes, OmniFocus te sugerirá alternativas de entre tus listas ajustadas al texto que vas introduciendo). Si tras esto pulsas «Intro», la ventana de entrada rápida se cierra y cada ítem que hayas anotado estará organizado en la lista que le hayas solicitado. Pero si quieres redactar más Siguientes Acciones, o un Proyecto, puedes pulsar «Intro» mientras mantienes pulsada la tecla «control». De este modo, en vez de cerrarse la ventana te llevará a una nueva línea bajo la que has editado, de forma que puedes introducir varios ítems en una misma ventana sin necesidad de estar disparando el pop-up de captura rápida una vez tras otra.

Captura aclarada, así que ya podría tacharla y pasar a la siguiente.

Flujo para aclarar la bandeja de entrada en Gmail

Para el correo electrónico, el flujo es idéntico.

Yo uso Gmail y lo consulto desde su propia web, por lo que con el correo electrónico en cuestión en pantalla, puedo lanzar el pop-up de entrada rápida de OmniFocus y redactar mi/s Siguiente/s Acción/es (y Proyecto si es el caso).

Si considero interesante tener a mano el correo electrónico como material de soporte, simplemente tengo que copiar la dirección de la barra de direcciones del navegador y adjuntarla a las notas. Rápido, simple, sin grandes florituras pero eficaz.

Como has visto a lo largo de anteriores entradas, esta inclusive, el uso que hago de OmniFocus en absoluto aprovecha las excepcionales capacidades técnicas que ofrece la aplicación. Hubo una época pasada en que sí me encantó experimentar con scripts, crear los por entonces llamados Workflows (ahora Atajos en iOS) para enviar contenido en formato Taskpaper a OmniFocus, crear plantillas que ponían a golpe de un tap desde el móvil crear un complejo proyecto con infinidad de material asociado… todo interesante e incluso divertido desde mi «yo» friki y cacharrero, pero un verdadero agujero negro desde el punto de vista de mi «yo» efectivo.

Y precisamente introduzco estos dos puntos de vista por un motivo; mi «yo» friki podría escribir 20 entradas más de esta serie, pero mi «yo» efectivo me dice que las escritas son suficientes. Si lo hiciera, esas entradas tendrían mucho más de OmniFocus que de GTD® y ambos sabemos que es mucho menos interesante 😉

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