La efectividad y las herramientas

La eficacia y las herramientas

Si existe un tema recurrente en las comunidades en Telegram y Slack de nuestro podcast Aprendiendo GTD, es el de la efectividad y las herramientas (digitales). Puntualizo digitales porque las analógicas dan menos margen a la dispersión y procrastinación, pero las digitales… Las digitales son esa roca con la que tropezamos una, diez y cincuenta veces. En ocasiones, nos quedamos y nos regocijamos, hasta el punto de perder de vista para qué un día recurrimos a ellas. Tanto más te guste la tecnología o más integrada la tengas en tu vida, tanto más riesgo corres de estancarte en este punto.

Tanto mis compañer@s en OPTIMA LAB como yo mismo, siempre nos hemos posicionado firmemente en uno de los extremos cada vez que, recurrentemente, aparecen las herramientas digitales como sinónimo, necesidad, o sustituto a la hora de desarrollar una competencia como es la efectividad personal: Las herramientas que utilizamos, ni son lo mismo, ni son equivalentes, ni se parecen, ni son necesarias para ser una persona efectiva.

Como sabes, ser una persona efectiva implica ser una persona eficiente y eficaz (y si no lo sabías, está magníficamente explicado aquí y aquí). 

Ser una persona eficiente implica hacer una gestión óptima de tus recursos, de modo que con los mismos puedas obtener mejores resultados, o incluso que seas capaz de obtener los mismos resultados que ahora pero empleando menos recursos. Por tanto, ser una persona eficiente está estrechamente relacionado con encontrar el balance óptimo entre recursos y resultados obtenidos.

Ser una persona eficaz está estrechamente relacionado con conseguir los resultados que deseas, precisamente por eso maximizar la eficacia pasa por maximizar la calidad de las decisiones que tomas. 

La efectividad es una combinación de ambas, eficiencia y eficacia; por tanto, ser una persona efectiva significa ser una persona eficiente y ser una persona eficaz, o lo que es lo mismo, ser una persona que haciendo un balance óptimo entre los recursos que emplea y lo que consigue con ello, logra alcanzar del mejor modo posible los resultados que desea.

Teniendo esto claro, ¿Dónde encontramos aquí ese «gran peso» del que tratamos de dotar al uso de una herramienta concreta —o un conjunto de ellas— en el desarrollo de nuestra efectividad personal? Pues en ningún lugar, al menos no como factor claramente influyente.

La herramienta, según lo visto hasta ahora, encaja como uno más de los factores que influyen sobre la eficiencia, ya que podemos entenderla como una parte —más o menos significativa— dentro del «cómo gestionamos nuestros recursos para conseguir un resultado», es decir, «cómo hacemos las cosas».

Sin embargo, el peso que el uso de una herramienta concreta pueda tener sobre «cuánto somos de eficientes» se diluye hasta casi desaparecer en el mismo momento en que haya otras herramientas que hagan lo mismo, de un modo igual o similar en lo que a eficiencia se refiere. Es decir, en el momento en el que haya varias herramientas que hagan lo mismo —o similar— las diferencias en lo que a eficiencia se refiere entre que utilices una u otra será residual o nula. O dicho de otro modo, la influencia que tendrá la herramienta sobre tu eficiencia solo tendrá un peso que merezca ser tenido en cuenta cuando solo esa herramienta sirva para hacer lo que haces de un modo eficiente, y no existan otras alternativas que produzcan iguales o muy similares resultados empleando los mismos recursos. 

Por otra parte, has de tener en cuenta que en lo que respecta al trabajo del conocimiento, antes de que podamos «hacer del mejor modo algo», primero debemos tener claro qué queremos conseguir (resultado), posteriormente qué es lo mejor que podemos hacer para acercarnos a conseguirlo, y por último cómo hacerlo. Es decir, toma de decisiones primero (qué quiero conseguir), toma de decisiones después (qué hago para conseguirlo = eficacia), y más toma de decisiones por último (cómo hago lo que he decidido hacer = eficiencia). Ni que decir tiene, que parte fundamental de todos estos procesos es disponer de información actualizada y de calidad como base para la toma de decisiones. Así que, si desarrollas este tipo de trabajo, no olvides que la herramienta de la que jamás podrás prescindir es tu cerebro y que la toma de decisiones es la base fundamental de la efectividad.

4 respuestas a “La efectividad y las herramientas”

  1. […] Tampoco es cuestión de encontrar herramientas, aplicaciones, programas informáticos o soluciones «mágicas». Pueden ayudar, pero no son la solución por sí mismas. […]

  2. […] encima, puede que te pase como a mi, que te centres en las herramientas. Asimilando el proceso a sólo en cómo puedes vincular tu gestor de correo con tu sistema GTD®. […]

  3. […] de salir de esa situación de estrés y agobio continuo; te apresuras más, dedicas más horas, te metes de lleno con la última y mejor herramienta… da igual. El vaso siempre llega a rebosar si no se introducen otros factores en la ecuación, y […]

  4. […] sobre ello aquí, y no puedo evitar recomendarte la entrada que le ha dedicado José Miguel Bolívar hace apenas […]

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