OmniFocus y GTD®: Checklists

Esta semana retomo la serie sobre OmniFocus y GTD®, y voy a hacerlo con otra perspectiva personalizada que apunta directamente al directorio de checklists de mi sistema.

Cuando decidí cambiar mi gestor de listas, creé un pequeño caos en lo que respecta al contenido en OmniFocus, ya que borré varias listas según las replicaba, y desordené bastante la estructura en lo que se refiere a otras.

En concreto con este apartado de checklists monté un batiburrillo bueno, así que he recreado algunas listas de ejemplo, para poder mostrarlo ajustado en esencia a lo que era antes de estos cambios.

Voy a mostrarte, en primer lugar, como está configurada la perspectiva.

 

La perspectiva Checklists

OmniFocus y GTD®: Checklists

Como puedes apreciar en la imagen y si has leído las anteriores entradas de la serie, habrás detectado que la perspectiva está configurada del mismo modo que varias de las que he expuesto anteriormente; básicamente muestra el contenido del directorio «Checklists» de forma estructurada en listas desplegables, ocultando aquellas que estén vacías en su contenido.

Casi todas las vistas que utilizo en OmniFocus están estructuradas de este modo, tipo outliner, ya que es un tipo de vista que personalmente me resulta muy cómodo. Puedo ver todo el contenido, solo parte, o una lista específica, todo desde la misma vista y de un modo rápido y sencillo.

 

Las listas: Checklists

OmniFocus y GTD®: Checklists

Como ves en la imagen he creado un estructura que se compone de, en primer lugar, todos los checklists que sé que precisaré revisar con regularidad, la mayor parte de ellos los reviso con periodicidad diaria. Ahí están, por ejemplo, mi checklist diario, semanal, o el que utilizo para grabar un episodio del podcast, desde que comienzo a preparar el guión hasta que está publicado. También mi checklist «Antes de salir», que me acompaña desde hace ya tiempo y me es de tremenda utilidad.

Una de las bondades de OmniFocus, es el magnífico abanico de opciones que pone en nuestra mano para configurar la repetición de elementos. Esto significa que, por ejemplo para mi checklist diario, puedo configurar que una vez tache un elemento este vuelva a estar esperándome en mi lista automáticamente mañana por la mañana y sin que yo haga nada, lo cual es estupendo. Aunque poco a poco y de forma completamente voluntaria fui eliminando todo rastro de automatización en mi sistema, en los checklists de periodicidad regular es el único sitio en que la he mantenido.

Debajo de toda mi lista de checklist, verás que hay dos subdirectorios: «Antes de…» y «Cuando…». Estos subdirectorios suelo tenerlos plegados, para evitar ruido durante las múltiples revisiones diarias de mis listas, y desplegarlos durante mi Revisión Semanal (ocasionalmente los reviso entre Revisión y Revisión, si hay un motivo para ello).

Las listas que guardo en estos subdirectorios son en su mayor parte plantillas, pero no todas. Me explico. Algún ejemplo de plantilla que guardo en estos subdirectorios podría ser un checklist para los preparativos previos a un viaje (el cual incluye la compra de billetes de avión o tren si procede, preparación de la maleta, y todos los detalles previos al viaje para que no se escape nada y que seguro puedes imaginar). Pero hay otras listas «vivas», un ejemplo de las mismas podría ser «Cuando esté en Madrid». Con vivas, quiero decir que regularmente las alimento, mientras que aquellas que utilizo como plantillas no suelen sufrir variaciones salvo que detecte alguna carencia.

Entonces, toda captura en alguna de mis bandejas de entrada relacionada con algo que me hayan recomendado ver en Madrid, con algún lugar interesante de Madrid que me haya llamado la atención navegando por la web, o incluso algún trámite que deba llevar a cabo en Madrid y no requiera de una fecha o condiciones concretas, acabarán en mi checklist «Cuando esté en Madrid» (Ojo, todo ello he decidido que requiere acción por mi parte, pero preciso estar en Madrid; para los «me gustaría/quisiera/tal vez» que no suponen una decisión en firme tengo una lista incubada, que también revisaré en mi Revisión Semanal). Del mismo modo, por ejemplo hablar con algun@ de mis compañer@s en OPTIMA LAB o en Aprendiendo GTD para ver si encaja poder vernos, comer juntos o tomar algo y charlar, lo organizaría en «Antes de viajar a Madrid».

Las listas que organizo bajo estos dos subdirectorios son listas no activas, entendiendo por no activas que no tendré que trabajar sobre ellas de forma inmediata. Por este motivo las tengo colapsadas, para tener a la vista las que sí debo revisar diariamente eliminando el ruido en todo lo posible. Cuando las circunstancias traen un viaje a Madrid a mi radar, mi lista «Antes de viajar a Madrid» sale de su letargo (la saco del subdirectorio) y se va arriba, junto al resto de checklists activos.

Lo mismo ocurrirá con el checklist más genérico tipo plantilla «Antes de salir de viaje» (tengo tres, ajustados a la naturaleza del viaje, a fin de minimizar cambios), en una fecha prudencial antes del viaje deberé activarla porque tendré que ir mirando billetes, más tarde deberé preparar la maleta, etc. Y más de lo mismo ocurre con «Cuando termine el trimestre fiscal», con «Cuando familiares o amigos nos visiten» (con lugares que he descubierto y sé que quiero mostrarles, etc.), o con «Cuando llegue el invierno» (donde guardo recordatorios de cosas que suelo hacer todos los años en invierno, como pasar un fin de semana en la estación de esquí en familia, o ir a ese restaurante perdido en el Parque Natural de Redes), que activaré selectivamente cuando llegue el momento y funcionarán como disparadores de Siguientes Acciones y Proyectos en mi sistema.

Espero que el ejemplo de mi sistema te sirva de inspiración, te espero la semana próxima para seguir compartiendo sobre OmniFocus y GTD®.