Eludir decidir, es decidir

Demasiado trabajo

En esta parada a medias en la serie sobre GTD® y OmniFocus, aunque tenía ya preparada una entrada para hoy, he decidido a última hora hacer un cambio de tema.

Por este motivo, te pido desde ya disculpas si la entrada evidencia que ha sido escrita a última hora, pero es que realmente me ha parecido muy interesante hablarte sobre algunas sensaciones que he experimentado estas últimas semanas. He querido hacerlo ahora, «en caliente», y a medida que leas sabrás porque tiene ese sabor a borrador.

Básicamente, estos últimos días (semanas) he vivido una situación que me sirve de excusa perfecta para afrontar un tema que nunca he tocado y que, en cierto modo, podría decirse que es incluso un poco polémico. Permíteme ponerte en situación.

Una de mis actuales áreas laborales se centra en la administración de una sociedad que ofrece servicios en el ámbito de la construcción, y que desarrolla el 90% de su actividad en representación del servicio de asistencia de varias compañías aseguradoras, en concreto representando a estas compañías en su atención a clientes particulares, a comunidades de vecinos, a comercios, y a empresas, con pólizas de hogar, comunidades, comercio o responsabilidad civil.

El trabajo que desarrollamos ha cambiado mucho (muchísimo) en los últimos 10 años. Como está ocurriendo con casi todo, nuestro mundo se mueve rápido y a veces cuesta seguirle el ritmo. Una de las premisas básicas para ofrecer una buena atención al cliente se centra en la inmediatez. Cuando alguien tiene algún tipo de problema técnico o avería en su vivienda, comunidad o negocio, ofrecerle asistencia inmediata (o lo más inmediata posible) es el primero de los pasos a dar en la búsqueda de la satisfacción del cliente. 

Hace un par de semanas, en concreto el fin de semana de 2 y 3 de noviembre, llegó un temporal a nuestra comunidad de fuertes vientos y fuertes lluvias que se ha prolongado hasta el día de hoy, que ha remitido un poco, aunque se espera que esta semana de nuevo la situación empeore.

¿Qué ocurre ante temporales como este? Las tejas vuelan o se mueven, el viento arranca persianas de las ventanas, caen antenas de TV, caen árboles en las fincas de muchas viviendas (en ocasiones, sobre las propias casas), comienza a entrar el agua en casas y edificios a causa de las fuertes lluvias sobre tejados más o menos castigados por el viento, se inundan sótanos, caen muros de cierre, etc. Y los partes de siniestro que recibe una empresa de asistencia pueden duplicarse, triplicarse… o multiplicarse por 7 u 8, como ha sido nuestro caso en esta ocasión. Y el hecho de que el temporal, lejos de ser algo puntual se haya mantenido durante tantos días nos ha llevado a una situación de colapso que yo nunca había sufrido hasta este extremo en más de 20 años de trayectoria profesional en este ámbito. Ha habido otras, pero no como esta.

Te he dibujado todo este panorama, totalmente real y actual, para llegar a unas preguntas o afirmaciones que ya he escuchado en muchas ocasiones y con las cuales, como profesional independiente o administrador una pequeña empresa, me identifico totalmente: «¿Qué pasa cuando tengo más cosas para hacer que tiempo para hacerlas?». Otra típica: «Si tengo tantísimas cosas que hacer que el tiempo no me llega, ¿cómo voy a ponerme a perder tiempo que no tengo capturando más cosas, o parándome a pensar qué hago con esto o con aquello? Tengo que sacar el trabajo adelante.»

Comprendo ese proceso de pensamiento, porque he estado ahí. Los pasos y las formas que propone GTD®, se perciben como una pérdida de tiempo. Pero déjame decirte, asegurarte con rotundidad, que no es así. La inversión es rentable en todos los sentidos.

Yo he estado y estoy hoy, ahora mismo, en una de esas situaciones de saturación absoluta. Pero en esta situación más que en otra cualquiera, sabes perfectamente que todos disponemos del mismo tiempo y lo que marca la diferencia es tu capacidad de tomar buenas decisiones.

Muchas personas temen decidir, eluden tomar decisiones pensando que con ello eluden también la responsabilidad sobre los resultados que produzcan las mismas. Sin embargo, ten en cuenta que cuando pospones tomar una decisión necesaria, o eludes tomarla, estás decidiendo y eres igualmente responsable del resultado de tu decisión, o, cuanto menos, tendrás que sufrir sus consecuencias. Decidir posponer es decidir, como lo es eludir decidir. Y el resultado de esas decisiones estará, en la mayor parte de los casos, significativamente desalineada con el resultado que esperarías en un escenario ideal para ti. ¿No es mejor hacer lo posible para tratar de llegar al resultado que esperas? Y es aquí, donde una metodología como GTD® te ayuda a crear un marco inmejorable para que puedas tomar las mejores decisiones.

En mi caso, ante la situación que he sufrido estos días, me he mantenido al borde mismo de la tabla haciendo equilibrios para no caerme en algunos momentos. He hecho una revisión de mi sistema un miércoles por la noche después de cenar, agotado tras un día largo y duro y esperándome un buen madrugón al día siguiente, porque perder la confianza en él sería lo único que no podría permitirme ante una situación como la que estoy viviendo. He capturado muchísimo, he hecho decenas y decenas de escaneos de emergencia de mi correo electrónico cada día, he tenido que inventarme huecos donde no había para aclarar y organizar por imperiosa necesidad, y he dedicado las horas necesarias para hacer todo aquello que yo he decidido que era imprescindible hacer. Y consecuencia de esto, he fallado en otras áreas. Cosas que quería hacer, se han quedado sin hacer. Incluso cosas que debía y me había comprometido a hacer, se han quedado sin hacer. Cosas importantes, para mí y para otros. He descuidado otro de mis áreas laborales, y no he dedicado a mi familia el tiempo que merecen (tiempo que me comprometí, conmigo mismo, a dedicarles). 

Han pasado muchas cosas en dos semanas. He dejado todo el trabajo de lado durante un rato para preguntarle química a mi hijo antes de que se fuera a dormir, porque sé que explicármelo a mí y tener mi beneplácito es el golpe de confianza que necesita para afrontar con fuerza el examen. Pero también me he perdido su partido el fin de semana, porque otros asuntos reclamaban mi atención.

No puede hacerse todo, dediques más o menos horas. No llegan. Pero soy yo quien decide qué hacer y qué no hacer, qué puede esperar o qué no, cuándo es «bien» o «aceptable», qué compromisos debo cumplir y qué compromisos tendré que incumplir en unas determinadas circunstancias porque no llego. Soy responsable de todo ello, de lo bueno y de lo malo. La vida es así, caprichosa, y tú decides si tomas tus propias decisiones o si prefieres que otros las tomen por ti.

El poder de un diario como generador de ideas

el poder de un diario para generar ideas

 

Hace ya bastante tiempo que comencé a escribir un pequeño diario con regularidad casi meridiana. La práctica totalidad de los días escribo, solamente falto a mi cita con el teclado algún día (muy puntual) que por algún motivo mi jornada se alarga en exceso y ponerme a escribir supondría decir «no» a otros compromisos que antepongo a este.

Al principio me costó convertir en un hábito escribir diariamente. Algo que me ayudó a mantener este compromiso conmigo mismo en el tiempo fue aterrizar esa idea que era «escribir a diario». Cuando la aterricé, todo se tornó más sencillo.

Tal vez a ti te pase lo mismo, quieres «escribir a diario» y no lo consigues, comienzas un día con ímpetu a tres días después has abandonado la idea. ¿Te has preguntado qué significa para tí «escribir a diario»?

Cuando yo comencé se me hacía muy cuesta arriba, y era porque erraba en mis planteamientos. Buscaba un producto final, coherente, pulcro, digno de enseñar al más exigente de los públicos, pero que poco o nada tenía que ver con lo que realmente me sería útil. Lo que yo busco en un diario, va más allá de buscar inmortalizar momentos para revivirlos en el futuro.

Cambié este enfoque, y todo cambió. Incluso mi predisposición a escribir. Y hasta hace muy poco tiempo no sabría argumentar el porqué.

Fué tras terminar mi curso oficial de acreditación como formador en la metodología Belbin® cuando comencé a establecer nexos entre unos y otros detalles y a comprender este porqué.

Sin profundizar mucho en esta metodología (os animo a que investiguéis sobre ella), compartiré con vosotr@s que mis dos roles más altos son los de FI (Finalizador) y ES (Especialista), mientras que uno de los más bajos en mi perfil es de CE (Cerebro). Esto quiere decir que aporto habilidades y conocimientos muy específicos en el área en que soy experto, o que me encuentro cómodo buscando errores, puliendo y perfeccionando en busca de un resultado final de calidad. Sin embargo, no me encuentro cómodo ni nace de forma espontánea en mí trabajar en el apartado de generación de ideas. 

De esta forma, he descubierto el porqué de que cuando intencionalmente trato de generar nuevas ideas me cueste, me atasque, y los resultados sean generalmente más bien pobres. Sin embargo, si comienzo a escribir sobre qué hecho hoy, qué ha llamado mi atención o qué me ha puesto de mal humor a media tarde, he descubierto que puedo abstraerme por 10’ y dejar fluir mi imaginación, anotar ideas sueltas en muchas ocasiones de forma inconexa totalmente, algunas desarrolladas y otras a medio desarrollar, algunas con sentido y otras más bien vacías del mismo. Algunas de estas ideas toman tres líneas, y otras tres palabras.

El resultado final es una extraña mezcla entre un borrador de algún escrito, y un barrido mental.

Hacer el ejercicio de escribir de esta forma, es bastante liberador, y hasta gratificante. Y el verdadero valor del contenido escrito reside, para mí, en regresar a esos esbozos pasados unos días. En muchas ocasiones me encuentro con contenido cuyo valor es realmente bajo más allá de la pura curiosidad sobre «en qué estaría pensando el primer lunes de mayo». Pero en muchas otras, me he encontrado con ideas que han sido el origen, o el detonante, de actividades posteriores. Te animo a probarlo, un diario como generador de ideas.

La efectividad como necesidad en la empresa

La efectividad en la empresa

 

Según los datos proporcionados por el Ministerio de Trabajo, Migraciones y Seguridad Social a fecha enero de 2.019, en España hay un total de 2.886.759 empresas, dato que se detalla como sigue:

1.559.798 son autónomos, profesionales independientes sin asalariados. 1.143.015 son microempresas, con hasta 9 asalariados. 154.738 son pequeñas empresas, aquellas con hasta 49 personas asalariadas. 24.508 son medianas empresas, entendiendo como tales aquellas que cuentan con hasta 249 personas asalariadas. Y finalmente, 4.700 son grandes empresas, con más de 250 personas asalariadas.

De esto se extrae, entre otros datos, que los autónomos suponen el 54% del total, o que sumando autónomos y microempresas nos acercamos peligrosamente a un 94% del total (entendido si hablamos en número de empresas). Pequeñas y medianas empresas rebasan por poco el 6% siguiendo el mismo criterio, y la gran empresa se queda en un discreto 0,2%.

Lógicamente, estos porcentajes cambiarían mucho si nos centrásemos en número de asalariados, en lugar de número de empresas. Basándonos en ese dato, autónomos y microempresas juntos no llegarían a ocupar una tercera parte del total, y en cambio en este caso la gran empresa sí que llegaría a rebasar la tercera parte del número total de asalariados. Hablamos de un total de 15.762.686 personas.

Tanto unas como otras empresas, grandes o pequeñas, buscan la estrategia perfecta para no solo mantener posición, sino avanzar.

Un muy pequeño porcentaje de las de menor envergadura declararía que sus aspiraciones son a mantener su posición. Quizá un escaso número de autónomos y de microempresas (fundamentalmente, negocios familiares) que han llegado a un punto cómodo en su evolución, y aspiran a mantener esa posición de comodidad (lo cual no es necesariamente malo, aunque tenga «peros» ante los que haya que prepararse). El resto, el porcentaje aplastante hablando en términos generales, quiere crecer. Crecer en general. Quieren crecer las personas dentro de las organizaciones, y las organizaciones mismas. Da igual el motivo; Superación personal, búsqueda del incentivo económico, … da lo mismo. Quieren crecer.

Y para crecer, desde complejos planes estratégicos a varios años hasta regalar unos llaveros rotulados o unos imanes de nevera a los clientes. Todo vale. Ganarse la confianza del cliente es difícil, perderla extremadamente fácil. Y sin la confianza del cliente es francamente difícil crecer.

Tener claro qué, cómo y a quién quieres venderle es fundamental, y no es sencillo. Las empresas pequeñas son más ágiles, pueden virar más deprisa si es necesario, tanto más cuanto más pequeñas sean (y esta es una gran fortaleza que, en muchos casos, no aprovechan suficientemente). Las más grandes son más torpes si hablamos de hacer un cambio de rumbo rápido, y precisamente porque son conscientes de ello estudian mejor en fases previas cada paso que se da.

Hay empresas que buscan ofrecer máxima calidad de productos o servicios, porque saben que existe un cliente potencial para ello. La competencia es feroz, hay que ofrecer «el mejor». El mejor producto, la mejor gama, el mejor servicio. Lo mejor, siempre vende.

Otras, buscan vender volumen a precio (y margen de beneficio) reducidos. Destacar no es una batalla menos encarnizada, hay que trazar la línea a partir de la cual la calidad de nuestra oferta pierde valor drásticamente, y en su extremo opuesto, su homónima en cuanto al precio que no podremos rebasar.

En medio de todas ellas, un mercado enorme que se mueve en los grises, en el que destacan aquellas empresas que consiguen los mejores resultados en la media calidad/precio, sin ser «lo mejor» ni «lo más barato».

Más de 15 millones de personas repartidas en casi 3 millones de empresas están a la búsqueda de mejorar sus procesos

Hoy, por tratar un tema de actualidad, es frecuente leer acerca del «salto a la nube» de muchas empresas. Un avance que permite poder trabajar fácilmente en movilidad, desde cualquier lugar. Permite además reducir costes importantes en infraestructura y su mantenimiento, reducir riesgos, etc.

No dudo de sus beneficios, estoy de acuerdo con todos aquellos más comunes que suelen citarse cuando lees un artículo. En mi empresa, que es pequeña y ágil, trabajamos con sistemas basados en la nube desde hace años y estamos más que satisfechos.

Sin embargo, encuentro (en general) un defecto claro en las decisiones que desde las empresas se toman orientadas a mejorar esos procesos. Desconozco si se trata de una carencia en la información que se maneja para tomar las decisiones, o si simplemente son decisiones mal tomadas (lo cual nos llevaría de nuevo a un defecto de información).

Que las herramientas son útiles en la medida en que sepas utilizarlas no es ningún secreto. Si necesitas hacer fuego y te dan una caja de cerillas (fósforos), ¡menuda suerte! Salvo… que no hayas visto una cerilla en tu vida, ni sepas para qué se usa. En ese caso, probablemente las dejarás a un lado y te pondrás a frotar palos. 

Si trasladamos este ejemplo (quizá un poco exagerado) al mundo laboral, te invito a pensar en algo. Más allá de las competencias básicas necesarias para el desarrollo de nuestro trabajo (el saber qué debemos hacer y cómo hacerlo, uno o varios idiomas, etc.) hay una, en concreto una competencia transversal que se relaciona con todas las demás, que en la gran mayoría de los casos no hemos desarrollado. Ni nos hemos planteado hacerlo. Dicha competencia recibe el nombre de efectividad personal. Nadie nace siendo efectivo, pero todo el mundo puede llegar a serlo. En otras palabras, la efectividad (como toda competencia) se puede aprender.

Una persona que ha desarrollado esta competencia (esto es, una persona efectiva) es más eficiente y más eficaz. Una persona efectiva hace bien las cosas correctas. Consecuencia de ello, no solamente disfruta más haciendo lo que hace sino que consigue mejores resultados, y consecuencia de ello es más feliz.

La efectividad como competencia viene a aportarnos un manual de buenas prácticas de la más preciada de las herramientas que utilizamos a diario en cualquiera que sea el ámbito que nos movamos, nuestro cerebro. Trabajar en su desarrollo es, no solo un camino plagado de satisfacciones que no termina nunca, sino también el arma más poderosa y punto de partida fundamental a la hora de mejorar nuestros procesos.

Hace ya tiempo que yo descubrí el poder de desarrollar esta competencia, y desde entonces he seguido avanzando en mi camino. Hoy, me cuesta creer que hubo un tiempo en que me sentaba en mi escritorio y trataba vanamente de organizarme en una mesa que no podía albergar más pilas de papeles sin que se cayera todo por el suelo, totalmente angustiado por un sentimiento de incapacidad para mantener a flote un barco con demasiadas vías de agua. Un barco que es una de esas pequeñas empresas de la lista. Me cuesta creer que pasara tantísimo tiempo hasta el momento en que me di cuenta que la solución a esa situación estaba únicamente en mí. Ni en mis clientes, ni en mis proveedores. Enteramente en mi tejado.

Desde entonces, es mi compromiso (al igual que el de mis companer@s en OPTIMA LAB) descubrir, y ayudar a desarrollar, la efectividad personal a esos más de 15 millones de personas que empujan esas casi 3 millones de empresas cada día, entre las cuales te encuentras. ¿Comenzamos?